Bedrijfsdeuren (1)

Het is de laatste dagen behoorlijk in het nieuws. Het Harderwijkse hardloopdrama. De 39ste halve marathon liep (!) afgelopen zaterdag uit op een ramp. Om en nabij honderd hardlopers aan de kop van de tien kilometer- en halve marathonwedstrijd liepen verkeerd, keerden om, gingen terug en stopten uiteindelijk. Niet omdat de benen volliepen, maar door een mix van vertwijfeling, onwetendheid en woede. Totale onbekendheid over de te volgen route. Iedereen was de weg kwijt in Harderwijk.

Tja en wat doe je dan als organisatie? Je loopt niet, maar kruipt door het stof, buigt voor de blunder en staat heel lang stil bij dit debacle. Organisator Ruud Jansen doet in de media een soort van dappere poging. “Ik wil het niet bagatelliseren, zeker niet maar kom, er zijn geen gewonden of doden gevallen. Dan spreek je echt van een drama”, zegt hij in De Stentor, ruim vier dagen na het evenement.

Waarom schrijf ik hierover? Er kleven namelijk nogal wat communicatieve aspecten aan. Communiceren is allereerst informeren. Daarin is de organisatie tijdens het hardloopevenement schromelijk tekortgeschoten. De lopers zijn niet goed geïnformeerd, want de route was niet duidelijk. Punt.
Het excuus van de organisator is even wollig als slap. Ook na drie keer lezen, neemt de tekst een loopje met de lezer. “Een post op het parcours werd afgeleid door aankomend verkeer tijdens een plensbui met windstoten op het moment dat de motorrijder, die voor de kopgroep reed, aan kwam. Daardoor werd de motorrijder niet naar rechts gestuurd en ging hij rechtdoor.”

Vervolgens komt er nog een wazige verontschuldiging over veiligheidsregels en zo overheen. “Kijk, ik werk dagelijks in de wereld van bedrijfsdeuren. Als je ziet welke veiligheidsregels er zijn dan denk je, dit gaat wel erg ver en komt nooit voor. Zo dachten wij ook over onze procesbeschrijvingen, instructies, etcetera. Dit was pech, maar we moeten er ook van leren.’’

De link bedrijfsdeuren (die kunnen inderdaad ook de verkeerde kant op(en)gaan) en hardlopen ontgaat mij. Bovendien is het excuus van pech wel erg voor de hand liggend. Gelukkig wordt wel de toezegging gedaan dat ervan geleerd wordt. De evaluatie is in aantocht, de zaken worden aangescherpt en er wordt overwogen om te gaan werken met routepijlen. Zo, routepijlen tijdens een hardloopevenement. Kom er maar eens op…

Communicatie is ook empathie, op de stoel van de ontvanger van de boodschapper zitten en luisteren. Dus de frustratie, ergernis en driftigheid van de lopers snapt Jansen wel, maar hij heeft er tot op zekere hoogte weinig begrip voor. “Ik snap dat je baalt, dat je emotioneel bent omdat je juist hier in Harderwijk wilde pieken. Of wilde winnen. Maar het ging er echt hard aan toe en ik werd voor van alles en nog wat uitgemaakt terwijl wij ook in een overlevingsmode stonden, want er liepen nog duizend man op het parcours.”

Jansen had het al over lessons learned. Die zijn er zeker. De grootste les: je kunt niet voor een ander bepalen wat een ramp is. Dat is individueel. Wat voor de ene loper een catastrofe betekent, is dat voor de ander totaal niet. De loper is zwaar gepikeerd, heeft een gedegen voorbereiding achter de rug, gaat wellicht voor een PR en dat wordt hem of haar nu door de neus geboord. Het laatste dat je dan wil horen is een gebagatelliseerd geblaat. Natuurlijk ongeoorloofd taalgebruik is not done, maar er had meteen na afloop alle begrip en aandacht moeten zijn voor de individuele en massale boosheid van de loper, niet voor het en public Calimero-sentiment van de organisatie. Dan maar even slikken en weer doorgaan. Kom...

Ook heeft het organisatiecomité totaal niet nagedacht over media-aandacht of in dit geval zoals ik dat noem: media-alarmering. Er had vrij vlot – dus geen dagen later – een statement gemaakt moeten worden (op de website, via social media), met een uitgebreide toelichting. Waarom niet meteen een mail naar iedere deelnemer met volop spijt, tekst en uitleg waarom het zo misgegaan is en eventueel een geste? Alle e-mailadressen zijn toch bekend? Wellicht een gebaar van korting op het inschrijfgeld voor volgend jaar? Kortom, een snelle en persoonlijke actie was wel het minste dat de organisator had kunnen doen.  

In plaats daarvan ervoer Jansen het boetekleed als een keurslijf: “Ik baalde van de veel te harde bewoordingen, in de krant, op Facebook, op de app. Het werd geen rustige zondag. Tot en met Radio 1 en 2 belden ze en daar ben je natuurlijk allesbehalve trots op.”

Inderdaad.

In mijn blog van dinsdag werk ik de lessons learned als het gaat om communicatie verder uit. Het zijn er vijf en ze zijn toepasbaar op ieder evenement.

Voor nu al vast: als je in dit geval een hardloopevenement organiseert, denk dan aan hele goede mensen bij een post, aan routepijlen (het is maar een idee hoor) en zeker ook aan je media-alarmering.

Meer weten? Weten hoe je dat kunt en moet doen? Sta even stil bij dit blog of wacht op die van dinsdag. Als je niet kunt wachten, mag je ook meteen hard naar mijn website hollen: www.mediabureaumeer.nl en/of contact met mij opnemen via www.mediabureaumeer.nl/contact.

 


Laat een bericht achter - aantal berichten: 0



Bent u de eerste die reageert?



Laat een bericht achter

naam
e-mail
website
bericht
Schrijf vijftien in cijfers: