Bedrijfsdeuren (2)

Mijn vorige blog Bedrijfsdeuren (1) van vrijdag 15 maart, ging over de marathon van Harderwijk die letterlijk in het honderd was gelopen, omdat er van alles mis was met de bewegwijzering. Het ging mij niet zozeer om het links- of rechtsaf, maar wel om de reactie van de organisatie na de tijd. Die kwam te laat, was totaal verkeerd (Calimero gedrag) en er was helemaal niet nagedacht over de media-organisatie en in het bijzonder de media-alarmering.

Afgelopen vrijdag was ik te gast bij Business Open in Zwolle en in mijn pitch vertelde ik er ook kort over. Ik zag instemmend geknik, herkenbaarheid en nodigde iedereen uit om mijn blog te lezen.
Ik schreef daarin onder meer dit: Ook heeft het organisatiecomité totaal niet nagedacht over media-aandacht of in dit geval zoals ik dat noem: media-alarmering. Er had vrij vlot – dus geen dagen later – een statement gemaakt moeten worden (op de website, via social media), met een uitgebreide toelichting. Waarom niet meteen een mail naar iedere deelnemer met volop spijt, tekst en uitleg waarom het zo misgegaan is en eventueel een geste? Alle e-mailadressen zijn toch bekend? Wellicht een gebaar van korting op het inschrijfgeld voor volgend jaar? Kortom, een snelle en persoonlijke actie was wel het minste dat de organisator had kunnen doen.  

Wat schetst mijn positieve verbazing, dat laatste is gebeurd. Er is een empathische mededeling geplaatst op de website. (NB Niet op 13 maart overigens, zoals wordt gesuggereerd, maar later. De dagtekening kan kloppen, het plaatsingsmoment niet). Het inschrijfgeld kan teruggevraagd worden. Daar is wel actie voor nodig van de deelnemer (heel goed!). Er is ook begrip dat niet al het leed door middel van deze actie, is verzacht en er is hoop. Hoop op hernieuwde deelname in 2020.

Eerlijk is eerlijk, wat een geslaagde inhaalrace van de organisatie! Empathisch, verzachtend, schuldbekennend, kort, krachtig en duidelijk.

Allen jammer dat het dagen erna was. Of er in de tussentijd ook nog wat gebeurd is, blijft nu onduidelijk, maar het is een te prijzen actie. Als er nog meer vooraf nagedacht was over media-organisatie, er scenario’s bedacht waren hoe om te gaan met media-aandacht in geval x, y of z en als de afspraken ook nog eens met eenieder gedeeld waren, was het helemaal goed en vooral tijdig geweest.

In algemene zin geldt: voorkomen is beter dan genezen. Maar ook: wees open, eerlijk en duidelijk. Schuif misperen, onvolkomenheden en zelfs blunders, niet weg onder het online of offline tapijt. Je staat sterk als organisatie, bedrijf of instelling als je niet wegloopt voor wat niet goed gaat. Treed weloverwogen naar buiten en doe dat snel en goed.

Natuurlijk, wat voor dit hardloopevenement gold, kan ook voor andere events gelden. Net als voor de dagelijkse werkzaamheden van bedrijven, organisaties, verenigingen en instellingen. Laat ik er één voorbeeld uitpakken.

Vorig jaar. Het weren van ‘dikke mensen’ tijdens de 4 en 5 mei herdenking. Het bericht ging naar buiten, zonder ook maar één vorm van media-organisatie. Gevolg: een mediarel met alle gevolgen van dien voor de organisatie. Na alle commotie boog Vincent Gaal, voorzitter van de vereniging Erepeleton Waalsdorp als een geknakt blad aan de hoogste boom. Hij was totaal overrompeld door alle media-aandacht, er lag geen enkel scenario klaar en uiteindelijk moest hij terugkomen op wat eerst zijn bedoeling was.

Terug naar de communicatielessen. Ik heb ze op een rijtje gezet aan de hand van het marathondrama. Eerst even heel algemeen: denk gewoon goed na. Een impopulaire mededeling, een wijziging met gevolgen of überhaupt een verandering; het heeft hoe dan ook impact die voor iedereen anders kan zijn. Bespreek het, toetst het en beslis uiteindelijk over wat en hoe je het organiseert.

Afspraak 1
Wat doen we met media-aandacht? Wie staat de media te woord? Wordt er onderscheid gemaakt in welke media? Sommige mensen lenen zich beter voor audiovisuele media dan de schrijvende pers. Wat voor afspraken maak je verder met de media? Hoe meer je organiseert, faciliteert en doet, hoe meer regie je houdt. Communiceer namen, nummers en afspraken in al je media-uitingen en maak het ook breed intern bekend.

Afspraak 2
Hoe communiceren wij bij een calamiteit en hoe doen we dat? Kiezen we voor een statement op de website? Zetten we onze social mediakanalen in, of is een persoonlijke mail het beste? En heel belangrijk: zijn er mensen beschikbaar die dat snel (!) kunnen maken?

Afspraak 3
Denk in mediascenario’s. Niet alles is een ramp maar kan wel impact hebben. Wat doen we als de weersomstandigheden een bepalende rol spelen? Wat doen we in geval van ongelukken of zelfs overlijden van deelnemers? Bedenk vragen, antwoorden en verzin kernboodschappen (de wat).

Afspraak 4
Overweeg om een mediapartner te koppelen aan het event. Daarmee houd je overzicht, zijn de lijntjes kort en kun je heel snel schakelen. De mediapartner zou in dit geval erg blij zijn met al het nieuws dat er ontstaan is door de logistieke blunder. Je kunt er als organisatie ook heel handig gebruik van maken.

Afspraak 5
Werk alles uit op maximaal twee A4tjes en neem het op in het draaiboek en deel het. Extern, maar zeker ook intern! Natuurlijk zal daar een hoofdstukje ‘pers’ instaan, maar in het geval van de halve marathon in Harderwijk gaat het verder dan dat er in de VIP-tent koffie en broodjes te verkrijgen zijn.

Meer afspraken maken, meer weten over media-organisatie of MEER inzetten als mediapartner? Neem gerust contact met mij op: www.mediabureaumeer.nl/contact.