Doolhof

Blog 181 – 14 januari 2020

Vijf onmisbare communicatiepunten om je event goed te organiseren

Afgelopen week heb ik mijn website weer van wat nieuw leven voorzien. Ik heb her en der wat teksten aangepast, de pagina met voorbeelden is helemaal vernieuwd en uiteraard heb ik braaf mijn nieuwe BTW-nummer op de site staan.

Eerlijk gezegd is dat ook allemaal niet meer dan logisch. Als je websiteteksten schrijft zoals ik en klanten komen op jouw pagina, dan moet het er in mijn geval verzorgd, actueel en overzichtelijk uitzien. Practice what you preach, om maar eens een goede vakterm te gebruiken. Misschien is ‘goed voorbeeld doet goed volgen’, nog wel meer op zijn plaats.

Wie de moeite neemt om mijn teksten te lezen, treft onder het kopje wie aan wie ik ben en wat ik nu graag doe. “…Daar hoort ook de organisatie van een media-evenement bij. Een keer wat anders, origineels, maar ook professioneel en net even wat meer. Denk aan een opening, een viering, maar ook aan een persconferentie of media-optreden met camera. Ik heb ideeën, ervaring en vind organiseren meer dan leuk.”

Dat is de meer van MEER zeg maar. In een vorig blog heb ik het nodige geschreven over een persconferentie, een communicatiemiddel dat je tegenwoordig niet veel meer ziet. Dat heeft een simpele reden. Het nieuws moet zo omvattend en grootst zijn, dat het kan en moet wachten. Als het al niet is uitgelekt, gedeeld of verspreid. Je moet dus echt enorm nieuwswaardig zijn. Dat is een hele kunst om te organiseren en zeker niet voor iedereen weggelegd.

Om maar een paar dingen te noemen: wie voert tijdens zo’n persbijeenkomst het woord en zegt wat? Met andere woorden, was is het doel? Wie nodig je uit? Wanneer plan je de bijeenkomst? Welke locatie kies je? Ruimte voor cameraploegen is er wel, maar ook voor de geschreven pers? Wat doe je met vragen stellen? Heeft de spreker een glaasje water? Is een bepaalde achtergrond met zorg gekozen? Doet de microfoon het? Zijn er naambordjes? Hoe lang gaat het duren? Is er nog meer info verkrijgbaar dan het gesproken woord? Realiseer je dat de schrijvende pers daar meer aan heeft dan de radio- en televisiejongens en meisjes. Die moeten een quote hebben.

Maar er zijn meer evenementen waarbij communicatie een grote rol speelt. Neem bijvoorbeeld een seminar of congres. Een klant van mij, Scherp in Veiligheid, houdt er donderdag eentje (een veel gemaakte fout is het woord organiseert in dit geval. Je mag niet hopen dat ze donderdag pas gaan beginnen met organiseren). De locatie is Thialf in Heerenveen. Dat is bekend, goed aan te rijden en je kunt er ruim en gratis parkeren. Een enorm pluspunt.

Maar hoe organiseer je nu zo’n seminar? Hoe belangrijk is communicatie daarin? En dan heb ik het niet over de inhoud.

Je bepaalt een dag en datum. Ok. Dan wil je dat zo snel mogelijk bekendmaken. Dus een save the date. Vervolgens kleed je je het programma steeds meer aan. Je gaat nadenken over een thema. Gasten worden bekend, de inhoud krijgt vorm, maar ook zoiets als aanmelden of niet moet je regelen. En hoe doe je dat? Een speciaal mailadres? Of juist niet? En wanneer loopt dat allemaal door of af? Moet je niet eerst melden hoe lang de bijeenkomst duurt? Een dag, een halve of is het juist aan het eind van de middag?

Wik en weeg je? Tussen het geven van informatie en dat steeds meer en vaker doen als het bijna zover is. Of ben je bang voor een overkill? Werk je op de dag zelf met badges? Hoe verdeel je aanmelders voor een workshop evenredig? Is er een informatiemap? Gadgets? En hoe zit het met dieetwensen, zet je dat in de uitnodiging of juist niet? Is de looproute helder? Zijn de sublocaties goed te vinden? En vooral: is er in het programma genoeg ruimte en tijd om ontspannen bij te babbelen? Allemaal communicatie.

En dan moet het allemaal nog beginnen. De grote dag. Eventorganisatie. Daar zijn enorme grote bureaus voor, die al die zorgen uit je handen nemen. Voor heel veel geld. Dat kan en mag, maar met een beetje boerenverstand, organisatietalent en in samenspraak met de klant, kom je ook een heel eind, weet ik inmiddels uit ervaring.

Terug naar de tekst op mijn website. Ik organiseer dus graag, omdat ik het leuk vind, maar ook omdat ik daarin een grote rol zie weggelegd voor communicatie. Ik zet dat nog even op een rijtje bij het organiseren van een event.

1. Denk heel goed na over wanneer je iets organiseert. Op een slim, strategisch moment. Vrijdagmiddag is niet zo’n handig tijdstip, mensen hunkeren dan naar het weekend.
2. Communiceer zo snel mogelijk de datum, de tijd en de locatie. Zie hierboven waarom een locatie zo belangrijk is. Is dat allemaal nog niet bekend, kom er dan zo snel mogelijk op terug. Agenda’s lopen vol hè.
3. Houd de aandacht erbij en vaart erin. Laat van je horen, bezoekers moeten zien en voelen dat je ermee bezig bent. Deel de aanloop op in tijdsvakken en communiceer regelmatig, maar waak voor een overkill. Wees ook helder en klantvriendelijk over het aanmelden. Kom je er niet uit, zorg dan dat je ook kunt bellen.
4. Voer de communicatie wat op richting de dag der dagen. Maak bezoekers nieuwsgierig om toch te komen. Er zijn altijd mensen die afhaken om wat voor reden dan ook. Maar je wilt toch niet dat ze niet komen, omdat de informatievoorziening niet goed was?
5. Zorg ook op de dag zelf dat de communicatie goed is. Werkt de techniek? Zijn presentaties goed te verstaan en te zien, ook achterin de zaal? Zijn de bordjes met tekst, uitleg en pijlen duidelijk zichtbaar? Of wordt het een doolhof?
    

Wil je dat ik meedenk, -adviseer of -organiseer als het gaat om een event? Kijk dan op www.mediabureaumeer.nl/contact. Kom je er niet uit, bel mij dan gerust.