Drempel

Blog 333 – 6 juli 2021

De 3 grootste fouten met afwezigheidsmeldingen

Nog eventjes en het is zover. Op vakantie. De deur van het kantoor voor even in het slot. Of zijn de meeste medewerkers in loondienst nog helemaal niet op de zaak geweest? Ik heb eigenlijk geen idee, maar of je nu weer op je vertrouwde werkplek zit of staat, of nog gewoon (want dat is het inmiddels) thuiswerkt, een afwezigheidsmail kan overal en altijd.

Want daar gaat deze blog dus over. Het scheelt ook dat ik eigen baas ben en niet meer op een kantoor bivakkeer. Wat moet je toch vooral niet vergeten als je een paar dagen niet op kantoor bent? Een opgeruimd bureau, je laptop mee naar huis of veilig opbergen en je to do lijstje afwerken. Dat kan, maar waar je echt aan moet denken is je afwezigheidsmelding alias afwezigheidsassistent of zoals Outlook het blijkbaar tegenwoordig noemt: automatische antwoorden.

Het was ook de aanleiding voor een column over dit onderwerp voor ons aller Japke Doutzen Bouma (mocht ze willen), bekend van ontelbare boekjes over kantoorhumor, functienamen en ander werkleed. “Je zet erin wanneer je weggaat en wanneer je er weer bent en je hoeft je even geen zorgen te maken over je mailbox – supereenvoudig zou je zeggen. En tóch gaat er van alles mee mis, zo hoorde ik toen ik ernaar informeerde op Twitter”, zo schreef de columniste van NRC vorige week.

Haar column publiceerde ze onlangs onder het mom van laat ik de basisregels voor de afwezigheidsassistent eens op een rijtje zetten. “Voor iedereen die het allang weet een handige opfriscursus, voor iedereen die het even niet meer scherp had een onmisbare overlevingsles om collega’s, zakenrelaties en klanten mee te sparen. Komen ze.”

Mijn favoriet is haar nummer 3. Zet er duidelijk in wanneer je er weer bent. Schrijf dus niet over drie weken of maandag en ook niet dat het in week 33 zal zijn. Er is echt niemand die weet wanneer week 33 is. In het verlengde daarvan. De halve wereld zet in zijn out of office 'Ik ben afwezig tot en met 16 juli'. Dan moet je op de kalender gaan zoeken wanneer ze er dan wel weer zijn. Schrijf gewoon: ‘Ik ben weer terug op maandag 19 juli.’
Het is een van de meest voorkomende fouten in aankondigingen: geen dagen vermelden. ‘Houd 24 september vrij in je agenda’. Het is vaak net de drempel om zoiets op te zoeken, laat staan die dag vrij te houden.

Bij de politie en GGD behoorde dat tot één van mijn taken. De afwezigheidsmelding. Nou, beter gezegd een taak van de afdeling communicatie in het kader van ongevraagd advies geven. Met een gewaardeerde collega hield ik een beetje bij, welke wonderlijke, opzienbare en ronduit schrijnende voorbeelden we voorbij zagen komen, maar daarover straks meer.
Als afdeling ging het ons om de collega’s het belang van een juiste melding onder de aandacht te brengen. Je hebt als GGD’er contact met vele partijen, van VNG, tot diverse ministeries en van de GGD’en in het land tot RIVM. Hoe professioneel, klantgericht en informatief (communicatie is voor 90 procent informeren, ik blijf erbij) wil je als organisatie zijn. Het was eigenlijk een klassiek gevalletje van waar het in het communicatievak allemaal omdraait: kennis, houding en gedrag.

Laat ik beginnen met kennis. Hoe werkt een afwezigheidsmelding? Dat was niet voor iedereen duidelijk. Ik ken collega’s die tot op de dag van vandaag, niet weten hoe het in elkaar steekt. Ook niet hoe en wanneer je een interne en externe melding gebruikt. (‘Kan dat dan?’)

Houding. Je moet er positief tegenover staan (‘Hoezo? Ik moet niks’) door het nut ervan in te zien. Je mailbox stroomt als het goed is niet vol, want je collega’s of de afdeling krijgen alle mails en omdat je afwezigheid zichtbaar is, word je ook niet gebeld. Je collega’s weten dat je er niet bent, de telefoniste ook en externe partijen krijgen een keurige melding met tot wanneer je er niet bent, wie je mogelijk vervangt en vooral aan wie ze wel die prangende mail kunnen sturen.

Gedrag. Je hebt kennis van hoe het werkt, je hebt de juiste attitude en niets staat meer in de weg om de afwezigheidsmelding tijdig en op de juiste manier te activeren en heel belangrijk, ook te de-activeren.

De praktijk.

Bijna niemand voelt enige verantwoordelijkheid om de afwezigheidsmelding op de juiste wijze te gebruiken. Een paar brave jongetjes en meisjes van de klas, daargelaten. ‘Heeft de afdeling communicatie nu een tekst geschreven voor mijn afwezigheidsmelding? Serieus? Alsof ik dat niet zelf kan zeg. Ik begin met dat ik geniet van een welverdiende vakantie. Want dat is gewoon zo. En ik heb geen zin als ik weer moet beginnen dat ik de halve dag met mijn mailbox bezig ben. Dus ik zet er gewoon in dat mijn mail niet gelezen wordt. Dan mailen ze nog maar een keer.’

‘Doorsturen? Doorverwijzen naar een collega? Wie dan? Of die erop zit te wachten zeg? Bovendien het zijn mails voor mij. Wat heeft een ander daar mee te maken? Moet ik ook een interne melding maken? Eentje is meer dan genoeg. Ik doe het quasi lollig, dat kan best. Wie er ook mailt. Wees blij dat ik het nog gedaan heb. Dat ik er überhaupt aan gedacht heb, vind ik al heel wat.’

De meest voorkomende fouten met afwezigheidsmeldingen:

1. Wat heeft een externe partij te maken met of je geniet van een welverdiende vakantie? Met jouw zogenaamde humor (niet met maar naar de Zuiderzon vertrokken…)? Of iets intern bijvoorbeeld dat die mail naar die collega moet en dat mailtje juist naar die en als je het niet weet je die ene collega kunt mailen? Houd het overzichtelijk.
    
2. Spelfouten (‘Ik wordt vervangen door…), verkeerde data (afwezig van 30 mei 2020 tot dinsdag 3 juni 2019) of fouten in de eigen naam. Dat kan dus echt niet, maar het gebeurt.
    
3. Denk tot slot even na over je zorgvuldig gefabriceerde melding. Als jij ‘m zou krijgen hoe komt die dan over? Hoe lees jij de melding? Het gaat dan met name over de toon. ‘Je mail wordt NIET doorgestuurd!!!! Of nog erger (waar gebeurd) ‘uw mail wordt verwijderd’. Dat kan echt niet. En wat eigenlijk ook niet kan, is geen afwezigheidsmelding.
    

Weten hoe het wel moet? Dit lijstje is prima. Mocht je kant en klare teksten willen voor zowel je interne als externe afwezigheidsmelding, mail mij dan. Dan krijg je gewoon antwoord, geen afwezigheidsmelding…