Geblokkeerd

Met de naam Mediabureau MEER, laat ik duidelijk blijken dat ik media belangrijk vind. Media is allesomvattend. Ga maar na. Het woord media kent maar liefst 22 definities. Soms hele bijzondere. Eentje luidde: materialen die een barrière vormen voor de passage van bepaalde gesuspendeerde vaste stoffen of opgeloste vloeistoffen in filters. Ok, ok.
Maar ook: media zijn communicatiemiddelen als krant, radio en televisie. Laten we het simpel houden, ons daarop richten en in het bijzonder op mediatraining. Dat woord kennen we allemaal, maar wat is het precies?

Toch spreek ik liever over mediacoaching. Want mediatraining is dat je iemand nog moet leren om om te gaan met de media en dan heb je feitelijk niet de goede persoon te pakken. Wat ik daarmee bedoel is dat als je als bedrijf een mediawoordvoerder benoemd hebt – vaak de hoogste baas zeker bij kleine ondernemingen – je er eigenlijk van uit mag gaan dat hij of zij wel in staat is om met media om te gaan. Toch?
Daar gaat het dus al vaak mis. ‘Media doen we er wel even bij, jij bent de hoogste in rang, dus dat mag jij doen. Als het er al van komt, want wat moeten wij nou met media en de media met ons?’

Stel, het komt er wel van. En dan? Stap één, richt je mediabeleid in. En dat hoeven echt geen dikke drukwerken te zijn. Ik durf te stellen dat heel weinig organisaties dit gedaan hebben of doen. Vraag een willekeurige medewerker maar eens hoe het eigen bedrijf omgaat met journalisten? "Dat doet de directeur maar, want die wordt er fors voor betaald of mijn chef. Die regelt dat maar mooi."
Dat zijn de antwoorden die je geheid krijgt, maar het gaat hier nu om vragen. Vragen waar een mediabeleid de juiste antwoorden op moet geven.

Wat doen we als de media belt? Wie neemt de vraag aan? Gaan alle mediavragen naar de afdeling communicatie of mag de receptioniste ook wat afvangen? Alles telefonisch, of moet het verplicht via de mail? En als die afdeling er niet is en er ook geen dame achter de balie zit, wat dan? Subiet naar de directie? Wat is de reactietermijn? Hoe wordt de afweging gemaakt om überhaupt op de mediavraag in te gaan?

Wat dat laatste betreft. We hebben de natuurlijke neiging om tweeledig te reageren. Vol enthousiasme doen we allerlei toezeggingen of we werken het liefst niet mee en hopen dat het vanzelf weer overwaait. Er is maar weinig animo voor de middenweg, al valt daar juist veel voor te zeggen.
Koop jezelf tijd. Een journalist begrijpt echt wel dat als hij of zij de vraag stelt hoeveel materialen er zijn die een barrière vormen voor de passage van bepaalde gesuspendeerde vaste stoffen of opgeloste vloeistoffen in filters, je niet meteen een pasklaar antwoord hebt. Toch is de oplossing eenvoudig. Als je dat uitlegt, je met de journalist afspreekt dat je probeert om op een bepaald tijdstip te reageren (tip: nooit een keiharde uitspraak doen, je bent en blijft afhankelijk van anderen), dan is dat prima. Je snapt ook wel dat hij of zij het liefst zo snel mogelijk een antwoord wil, alleen laat je daar niet door opjagen. Je doet je best, je zet de vraag uit en je houdt je aan je afspraak. Dat is een duidelijke deal.

Het kan zijn dat de vraag uitmondt in een media-optreden. Directie en de communicatieafdeling hebben dit besproken, dat is dus wat anders dan dat ze het besloten hebben. De opperbaas is leidend en beslissend, de jongetjes en meisjes van de afdeling communicatie adviseren. Meer niet. Wat is dat advies dan precies?
Dat is afhankelijk van het medium (een landelijk platform is bij voorbaat interessant, want die kans krijg je amper, realiseer je dat heel goed als organisatie!), maar ook van de kansen als organisatie (kunnen we ons punt goed maken) en risico-inventarisatie (wat is het afbreukrisico en wat als we niet meewerken, gaan anderen dan negatieve dingen over ons zeggen). Kortom, dat is niet altijd eenvoudig, maar moet gedegen gebeuren, waarna de directie uiteindelijk een beslissing neemt.

Zo zag ik het ook allemaal voor mij toen ik op vakantie het boek van Hugo Logtenberg over Louis van Gaal las en zondag heel geïnteresseerd naar Zomergasten keek om diezelfde Van Gaal te zien. Want laten we wel wezen. Als er één iemand bepalend was en nog steeds is in de media, dan is het Louis van Gaal. Mijn gedachten dwaalden af. Er komt een media-aanvraag binnen op het moment dat hij nog bondscoach was. Bij Oranje loopt een perschef. In vroegere tijden Kees Jansma, tegenwoordig Bas Ticheler (die mij overigens geblokkeerd heeft op twitter, omdat ik een keer kritisch was geweest op hem en had geschreven dat hij beter bij de radio kon blijven).
Louis wil alles weten en uiteindelijk zelf beslissen. Perschef of niet. De insteek van het verhaal, wanneer het gepubliceerd of uitgezonden wordt, of er nog meer mensen opgevoerd worden in het verhaal, of hij het mag nalezen voordat het verschijnt. Of hij een kopsuggestie mag doen. En als hij de journalist niet kent, weten met wie hij te maken krijgt.

Overdreven? Te belerend? Te streng? Nee hoor. Het heeft alles te maken met toeval uitsluiten, risico-inschatting, organisatie, visie, beleid en zijn wie je bent. Van Gaal weet ook dat een media-optreden je je kop kan kosten of juist eeuwige roem kan geven. Dat laatste vergaarde hij wat mij betreft naar aanleiding van Zomergasten, want maar liefst 777.000 mensen keken naar hem, onder wie ik dus. En ik vond hem vooral compleet zichzelf en communicatief sterk. Regievoerend, ontroerend en…het getal zeven is het getal van de volheid. Over uitsluiten van toeval gesproken.