Gordijnen

Blog 235 – 21 juli 2020

Hoe mail je wel goed?

'Helder en overtuigend schrijven is vaak behoorlijk lastig. Nu we nog steeds veel vanuit huis werken en de hele dag over en weer mailen, is het extra belangrijk geworden je boodschap kort en krachtig te brengen. Hoe je dat aanpakt? Door jezelf eerst de juiste vragen te stellen.'

Als ik zoiets lees, dan word ik altijd heel vrolijk. Allereerst omdat het tips zijn, waar ik misschien wat aan kan hebben. Altijd handig. Soms zijn ze in mijn ogen totaal niet bruikbaar en denk ik weleens van wie verzint dat? En als derde, ik zie het meteen voor mij: fanatiekelingen die deze lijstjes opschrijven, of op de pc plakken en vastberaden zijn om het totaal en helemaal anders te gaan doen. Alleen, hoe lang gaat dat goed?

Ik las ergens de tips van Jacobs en Gerenstein. Het klinkt als een presentatieduo, advocatenkantoor en ik moest ook even denken aan Jakobse en Van Es, maar het zijn communicatieve taaltrainers.

Hun eerste regel is de tien secondenregel. Iemand moet je mail binnen tien seconden kunnen begrijpen. Het begint al bij de onderwerpregel. ‘Actie: bel klant Y morgen’ of ‘Info: nieuwe werkwijze Skype’.
Nou, die tone of voice lijkt mij niet helemaal juist, want hier schieten de meeste collega’s meteen van in de gordijnen. Vergeet niet dat in deze coronatijd de tone of voice van je e-mail, extra belangrijk is. Met zijn allen zijn we wat milder, omdat de coronacrisis ons allemaal treft. We zijn wat coulanter als iemand niet meteen reageert, we relativeren massaal en zetten juist in op informatieve en servicegerichte e-mails. Dan past zo’n gebod als onderwerp niet.

Maar duidelijkheid willen we allemaal. De onderwerpregel moet dus wel relevante info bevatten. Zelf denk ik meer aan: ‘Antwoord op je vraag over.’ Of ‘Eerste aanzet communicatieplan.’ En ‘Interview met.’
Zodat je als lezer gewoon meteen weet waar het over gaat.

Begin op papier, dat is de volgende tip. 'Schrijf kort op een papiertje wat je wil bereiken. Is de boodschap helder, dan kun je makkelijker een inleiding en slot maken.'

Ik heb de hele tijd zitten kauwen op deze regel en geprojecteerd op mezelf. Is het iets voor mij? Ik heb een hopeloos handschrift, kan vaak mijn eigen krabbels die tijdens een interview meer en meer de vorm aannemen van onnavolgbare hiërogliefen, amper meer lezen. Dus nee. En wat te denken van tijd. Dit kost zoveel meer tijd en ik zie het nut er ook niet van in. Waarom kan dat voornemen niet in een mail. Dat schrijft en schrapt ook nog eens veel gemakkelijker.

De doorstuuretiquettediscussie. 'CC nooit. Stuur liever een aparte mail en geef aan wat je van de lezer verwacht.'
Wat is er mis met cc’en? Je bent op de hoogte. Wees blij. Je wordt geïnformeerd. Is dat niet beter dan dat je van niets weet? Er zijn mensen die cc’tjes automatisch in hun prullenbak laten landen. En dat moet je dan accepteren of gewoonweg weten, zodat je diegene volgende keer apart of in de Aan adresbalk mailt?

Ook nu weer kost dat onnodig tijd, want het vereist een extra handeling. Ik kies ervoor om ontvangers te taggen in één mail als ik meerdere personen mail. Bijvoorbeeld wat handig is voor die of juist voor die ander. Het voordeel is ook nog eens dat beiden op de hoogte zijn. Dan worden er ook geen dingen dubbel gedaan.  

Dat sluit wel weer een beetje aan op wat Jakobs en Gerenstein zeggen: ‘Stuur niet hele mailconversaties door met de vraag of iemand even wil meelezen.’ Geef inderdaad aan wat je verwacht. Een soort van lezersinstructie. Reageer voor die dag en tijd onder die voorwaarden. Dan weet iedereen wat er verwacht wordt. Ik heb er geen wetenschappelijk bewijs voor, maar volgens mij zitten heel veel mensen juist te wachten op iemand die het overzicht heeft, regie voert en zegt wat er moet gebeuren.

'Mail is het visitekaartje van je organisatie.' Dat klopt in die zin dat het een indruk geeft van een bedrijf of organisatie. Spelfouten zijn dus een gruwel, net als verkeerde namen (dat gaat bij mij nog weleens fout. Neem van mij aan, dan baalt er maar eentje het meest), maar ook het u en jij gebruik. De grootste fout die gemaakt wordt, is te beginnen met meervoud. Beste mensen, collega’s of leden. Zitten al die mensen achter één beeldscherm om die ene mail met zijn allen tegelijkertijd te openen en te lezen?

Enkelvoud dus en zorg dat je consequent bent in het gebruik van u of jij. Je moet toch weten hoe je je publiek aan moet spreken? Zeker als je wat van ze gedaan wilt hebben. De regel van Jakobs en Gerenstein is een goede: ‘spreek vanuit de lezer, niet vanuit jezelf.’ Ik zou daar nog aan toe willen voegen: verplaats je in de ontvanger. Hoe komt deze mail over? Wat is jouw opvatting op het moment dat jij deze mail krijgt? En is alles wel duidelijk?

Ik las ergens het volgende. Ook goed om ook even stil bij te staan. ‘Vraag jezelf af vanuit welke hoedanigheid schrijf je deze mail? Wie ben je? En wat is je rol in dit verhaal? Houd rekening mee hoe anderen jou zien.’

'Wacht even met verzenden.' Dat is misschien wel de beste tip en daar ga ik zelf ook weleens de bietenbrug mee op. Te snel en dan zie ik nog een foutje of ben ik iets vergeten. Krampachtig wil ik dan een mail terugtrekken, maar die handeling levert vaak nog meer gedoe op. Zelf heb ik er iets op bedacht, wat niet veel tijd kost. Ik ga vlak voor verzending even staan, rek mij uit, kijk even naar buiten en ga weer zitten. Ik lees mijn mail nog even na op inhoud, stijl, toon, zinsbouw, opbouw, doel en spelling en klik op verzenden.
Oftewel: mailers klaar? Sturen maar!

 


Laat een bericht achter - aantal berichten: 0



Bent u de eerste die reageert?



Laat een bericht achter

naam
e-mail
website
bericht
Schrijf negen in cijfers: