Hei

Blog 201 – 27 maart 2020

Tijd van bezinning vooral voor de HR-afdeling

Ik ben boos. En ik kan mij er over blijven opwinden. Omdat het maar geaccepteerd wordt, niemand er wat aan doet en het mij meerdere malen overkomen is. Deze week ook weer. Ik reageerde op een bericht van een vacaturespecialist op LinkedIn. Het ging over het verbeteren van vacatureteksten. Is het gemakzucht van de HR-er of -ster dat standaard hetzelfde wordt gedaan? En dat voor een verandering lees verbetering een haag aan excuses wordt opgevoerd? Frank van Beek, want zo heet hij, sloot af met: ‘Zo zonde, als het verbeteren van vacatures ergens in het midden blijft liggen.’

Ik kon het niet laten om niet te reageren. Ik zag mijn kans schoon om mijn beklag te doen over menig sollicitatieprocedure:

Volgens mij is er maar één ding wat met spoed moet verbeteren veranderen: de terugkoppeling door de HR-afdeling (99 van de 100 keer een vrouw, toeval?).
Recent voorbeeld: (nadat ik geen bevestiging had ontvangen, wel enorm werk van mijn sollicitatie had gemaakt (het was echt een leuke schrijfjob) en na 20 dagen zelf maar eens contact had opgenomen).

"Excuses voor de verlate reactie. Hierbij wil ik je laten weten dat we je helaas niet hebben geselecteerd voor een kennismaking, we hebben sollicitanten met profielen die beter aansluiten bij de functie. We wensen je alle succes bij het vinden van een nieuwe uitdaging."

Onpersoonlijk, gemakzuchtig en….

Het valt ook op dat HR afdelingen pas in actie komen, als jij in actie komt. Dan wordt er ineens gemaild. Als je wel meteen een mail terugstuurt of belt, wordt er niet gereageerd of is degene niet bereikbaar.

Wie laat zien hoe het wel moet?

Mijn politiechef zei ooit: "Behandel een ander zoals je zelf behandeld wilt worden."

In eerdere blogs heb ik er ook weleens melding van gemaakt. Dat je niet serieus wordt genomen, dat werkgevers vanuit een bepaalde arrogante routine met jouw sollicitatiebrief omgaan of er helemaal niet op reageren. Zo van als we niet antwoorden en niks doen als werkgever, dan zijn we er ook van af.

Nog een voorbeeld uit een blog van vorig jaar.

…Zo zag ik heel recent een senior communicatiefunctie voorbijkomen bij Lelystad Airport. Communicatiebaantje hoor. Enkele steekwoorden die mij subiet te binnenschoot waren: media, landsbelang, nieuws, actueel, belangen en belanghebbenden. Want laten we wel wezen. Alles wat communicatie is, komt te saam bij Lelystad Airport. Externe communicatie, politieke sensiviteit, omgevingscommunicatie, public affairs en uiteraard voorlichting. Vol goede moed en met veel zin, zette ik mij aan de sollicitatiebrief. Na een uurtje was ik klaar, alleen nog even mijn CV optuigen en door.

Na een nachtje slapen, nog een keer lezen, verstuurde ik alles, nog steeds vol goede moed en ruim binnen de reageertijd. Ik had immers een verleden in Flevoland – zes trouwe dienstjaren bij de politie – en aan alle andere criteria voldeed ik ook, waaronder dat ik direct beschikbaar was. Vol verwachting klopte mijn hart. Nog geen twee dagen later had ik een algemene afwijzing in de mailbox. ‘Wij hebben veel reacties ontvangen en helaas hebben wij besloten om u niet uit te nodigen voor een eerste sollicitatiegesprek. Met vriendelijke groet, Vacatures Lelystad Airport.’

Drie dingen stuiten mij tegen de borst. Een afwijzing per ommegaande, dat klopt niet. Om alle reacties te lezen, te bespreken en te selecteren; dat kan gewoon niet in één dag. Daarnaast is er geen enkel inhoudelijk argumentatie genoemd om mij af te wijzen en wie is Vacatures Lelystad Airport? Er stond niet eens een naam bij!

Nog een voorbeeld. Ooit was ik in de running voor perschef bij Heracles Almelo. Sterker nog, het ging tussen een andere kandidaat en mij. Ik werd het uiteindelijk niet. Lees mijn blog shaggie uit 2018 nog maar eens. Daarin schreef ik dit over de afwijsprocedure:
 
…Over communicatie gesproken. Dat is dus mijn punt dat ik wil maken. Hoe matig is de (proces)communicatie als het gaat om vacatureteksten, sollicitatiegesprekken en de afhandeling. Wat is nu de overweging van een bedrijf om na een sollicitatie bijvoorbeeld, niets meer van zich te laten horen, terwijl jij een gedegen voorbereiding hebt gedaan en er dus wel serieus bezig bent geweest? En dat gebeurt vaker wel dan niet. Zegt dat wat over de filosofie van het bedrijf of de onkunde van de betreffende personeelsmedewerker? Of je hoort wel wat, maar dan pas heel laat en wordt afgescheept met een standaardmailtje dat echt geen weken had hoeven wachten. Waarom?

Mijn idee: besteed er wat persoonlijke aandacht aan. Is dat te veel gevraagd? Nou nee hoor. Degene die niet op gesprek mogen komen, kun je inderdaad een standaardbrief sturen, maar wel met de juiste tone of voice. Kandidaten die je wel uitnodigt, maar afwijst, leg je uit waarom iemand het niet geworden is. Bel degene op, of stuur inderdaad een mail met een bedankje, de goede dingen tijdens het gesprek, suggesties om de mindere kanten te verbeteren en vooral waarom de keuze op een ander valt.

Ja en dan zijn er maar heel veel sollicitanten die afgewezen moeten worden en ontbreekt de tijd en de mogelijkheden. Toch is het goed voor je imago als organisatie, dat je het zo doet. Op die manier laat je je menselijke kant zien, je emphatisch vermogen en je meerwaarde.

Tot zover mij beklag in drievoud. Blijkbaar is het nodig. Nog steeds. De P & O dames van weleer of moet je zeggen vrouwelijke HR-professionals of senior-recruiters zijn behoorlijk hardleers. Mijn eigen ervaring is ronduit negatief en ik denk dat het komt door een sector-breed onvermogen, een hiaat in de opleiding en een gemakzuchtig gebrek aan tijd.

Dat laatste mag eigenlijk geen belemmering zijn in dit coronatijdperk. We resetten, we relativeren en velen hebben tijd te veel. Beste HR-professioneel. Stof procedures eens af, ga met elkaar videobellen (in plaats van de hei op) om te brainstormen over hoe het wel moet, kom tot bezinning en doe wat je moet doen.

Mijn hulp daar bij nodig? Weten hoe het beter kan? Behoefte aan een ervaren communicatiedeskundige die zich buigt over de juiste correspondentie en procedure? Neem gerust contact met mij op.