Infantiel

Als je ondernemer wordt, dan heeft de Kamer van Koophandel je vrij snel op de korrel. Dat moet ook wel, want je moet je inschrijven en krijgt een KVK-nummer. Een van de diensten die de KVK je aanreikt, is een startersbijeenkomst. Normaal ben ik daar niet van, maar het leek mij als eigenaar van Mediabureau MEER toch wel handig. Nou, eigenlijk zeg ik dat niet goed. Het is meer (!) dan dat ik er niet van ben. Ik heb er een hekel aan. Nu ligt dat niet aan het initiatief, of de prijs van 50 euro, maar wel aan de aanwezigen, oftewel mijn medestarters alias nieuwe ondernemers. Ik kende ze niet, maar ik was op voorhand niet positief. En niet omdat ze ondernemer zijn, maar omdat sommigen de opzet van zo’n bijeenkomst niet snappen. Het is luisteren, lezen en dan pas vragen. Tenminste zo zie ik dat.

Een ontzettende aardige KVK-medewerker stond ons te woord, legde het programma een beetje uit en gaf meteen te kennen dat de tijd te kort was om alles te behandelen. So far so good. Alleen toen maakte hij een grote fout. ‘Vragen stellen? Dat kan, stel ze gerust’, zei hij joviaal. ‘Jullie zullen er wel veel hebben.’
Oeps.
Eén ding wist ik zeker, we zouden nu zeker niet alle onderdelen behandelen. Hopelijk kwamen we tot de helft en ik hoopte ook op medewerking van de groep. Helaas. Achter mij zat een vrouw, die de rest van de ochtend opmerking na vraag stelde en vraag na opmerking maakte. Na de zoveelste keer, keerde ik al niet meer om en blies net hoorbaar mijn ware ongenoegen uit. Spijt had ik alleen van dat ik mij aangemeld had.

Vorig jaar maakte ik de fout door een dringende schoolbijeenkomst te gaan bezoeken, omdat er nog wel wat aan de hand was. Te weinig leerlingen, bezettingsproblemen en ander schoolleed; dat angstbeeld stond ons allemaal te wachten. De tijdelijke tijdelijke directrice (het wisselt nogal eens) liet één of andere vage tekening zien en we moesten in de aula roepen wat ons gevoel was. Iets met angst of vrees of onbekendheid. Ze rekende het allemaal goed en trok de parallel met haar bedoeling van de avond. Ze kon zich voorstellen dat er grote onrust heerste, behoorlijke paniek en dat er op het schoolplein nergens anders over gepraat werd. Als het ware. Dat bleek echter nog wel mee te vallen. Haar voorstelling was werkelijk te infantiel voor woorden. Maar het leidde wel allemaal tot vragen. Een paar door de groep, een spervuur door één ouder.

Het ging zelfs zover dat de voorzitter – de tijdelijke tijdelijke directrice had inmiddels door dat ze met ouders en niet met leerlingen te maken had en was stilletjes aan de zijkant van het podium gaan zitten – nog geen zin kon afmaken, of daar kwam weer een vraag. Die werd weer beantwoord, maar lokte weer een andere vraag uit. En dat herhaalde zich keer op keer. Aan het eind van de daardoor bepaald niet informatieve avond, werd het gebruikelijke ‘zijn er nog vragen’ nog eenmaal in de groep gegooid, maar de meesten hadden de jas al aan of waren compleet murw gebeukt al vertrokken.

Los gezien van de veelvuldige vragensteller, is zo’n fiasco ook allemaal te wijten aan de organisatie van zo’n bijeenkomst. Of beter gezegd aan de slechte organisatie. Wat is het doel van zo’n avond? Wie komen er? Hoeveel aanmeldingen zijn er? Wie voert het woord? Hoe is de exacte invulling? Wie doet nu precies wat? En heel belangrijk, wie heeft de regie? Procescommunicatie dus.
Dat begint al met een simpel iets. Wat is het voor bijeenkomst? Een informatieavond? Prima, geef dan ook informatie, maar laat het ook halen. Stamp zo’n avond niet vol met zendinfo, maar geef ook ruimte aan de ontvanger. Hij moet alles wat hij hoort eerst verwerken, er iets van vinden en ter plekke ook nog eventueel een vraag bedenken. Deel zo’n bijeenkomst dus goed in en wat het allerbelangrijkste is: houd regie.

Wijkt iemand constant af, grijp terug op het programma. Weet de notoire niet-luisteraar annex veelvuldige vragensteller niet van ophouden? Kap hem of haar in dit geval, gewoon af. Deel tussendoor mee dat er bijvoorbeeld na afloop een A4tje (niet meer, dat leest toch niemand) uit met praktische zaken zoals een website, telefoonnummer of andere contactinfo.
Kortom, houd regie, houd bepaalde mensen kort en houd je vooral bij je leest.

Meer weten over het organiseren van informatiebijeenkomsten, procescommunicatie en meer… Neem gerust contact met mij op.