Knuffelbeer

Blog 227 – 23 juni 2020

Willen we meer e-mail?

Het belang van e-mail voor Nederlandse organisaties neemt door de coronacrisis toe. Dat blijkt uit onderzoek van de DDMA Commissie E-mail. Maar liefst 72% van de ondervraagden beschouwt e-mail nu als een belangrijker marketingkanaal dan voor de crisis. Dat schrijft Marketing Tribune.

Ik pak even drie wat algemene dingen uit het onderzoek:

E-mails blijken in deze tijd effectiever. Dat is zo logisch als wat natuurlijk. Werden we met zijn allen in het oude normaal gestimuleerd om toch even naar onze collega toe te lopen die amper twee deuren verderop kantoor hield in plaats van een mail te sturen, dat werkt nu natuurlijk niet meer. We mailen meer en een voornemen als na 17.00 uur geen mail meer zien, lezen of beantwoorden, is in coronatijd een illusie gebleken.

Daarmee komt meteen een einde aan ‘e-mailloze vrijdag’, ‘woensdag de dag dat ik niet mailen mag’ of andere gekke initiatieven. Thuis overdag een tukkie doen, even offline en ’s avonds verder? Dan ook gewoon e-mailen toch? Lijkt mij wel.

Punt 2 is dat uit het onderzoek blijkt, dat bij een ruime meerderheid (57%) het aantal afmeldingen voor e-mails gelijk gebleven. Iets meer dan 10% geeft zelfs aan dat het aantal afmeldingen is teruggelopen. We hebben het hier over consumentenmail. Op de één of andere manier gedogen we wat weer meer mail of vinden we het afmelden een te onbelangrijk issue. Daarnaast hebben we met zijn allen wat meer gelegenheid voor e-mail. We zijn immers onze reistijd kwijt, dus tijd over.

Het derde punt is de tone of voice van je e-mail. Die is belangrijk in crisistijd, aldus het onderzoek. Met zijn allen zijn we wat milder, omdat de coronacrisis ons allemaal treft. We zijn wat coulanter als iemand niet meteen reageert, we relativeren massaal en zetten juist in op informatieve en servicegerichte e-mails.

In dit geval het mailen van allerlei voorzorgsmaatregelen, waarbij ik het overigens jammer vond dat er niet nét wat meer aandacht aan werd gegeven. Het was knippen, kopiëren en plakken maar. Als we het maar melden, maakt niet uit hoe, zo leek het wel.
Na elke persconferentie van Rutte, ging het over het hamstermoment van knuffelbeer Irma, de flagrante schoenen van Hugo de Jong en we communiceerden wat af over de maatregelen. Volgzaam volkje, maar waar was de organisatie die tussendoor iets origineels van zich liet horen als het ging om die maatregelen? Als je een echte originele en persoonlijke boodschap had gehad, dan was pas je opgevallen.

Terug naar het e-mailen. Terug naar een eerder blog dat ik er over schreef, ver voor de coronatijd. Ik ben een groot voorstander van e-mailen. Het kan mij haast niet vaak genoeg. En daarmee vind ik Japke d’ Bouma op mijn pad, de columniste van NRC. Ze schreef ooit: “We moeten niet minder mailen, we moeten juist méér mailen. Mailen is de bloedsomloop van de kantoorjungle. De heerlijke heg voor de sociaal minder begaafden, de moeilijke praters, de uit-hun-mond-stinkers en breedsprakigen.”

Natuurlijk niet. Stop allereerst met cc’en! Dat is Japke’s grootste ergernis. Volgens haar doen collega’s dat om zich in te dekken (je wist het toch?) of indruk te maken op de baas (kijk eens wat ik allemaal gedaan heb of ik vind dat je dat moet weten).

Wat is er mis met cc’en? Je bent op de hoogte. Wees blij. Je wordt geïnformeerd. Is dat niet beter dan dat je van niets weet? Er zijn mensen die cc’tjes automatisch in hun prullenbak laten landen. En dat moet je dan accepteren of gewoonweg weten, zodat je diegene volgende keer apart of in de Aan adresbalk mailt?

Volgende puntje. Je mag je mail maar één keer per dag openen. Meer niet. Voor de rest aan het werk, hup! Alsof mailen geen werk is. Gaan we de telefoon ook eenmaal per dag opnemen? Of die collega die ooit weer aan je bureau staat, sturen we die weg, omdat we al aan onze beantwoordtaks zit?
Of de dooddoener dat je maar minder moet mailen. Onder het mom, stuur je minder mail, dan krijg je ook minder mail. Word je daar dan rustig van en heb je meer tijd, of heb je juist het idee dat je overal achteraan moet en dat je bepaalde informatie juist had willen of moeten weten? Dat kost best veel energie toch? En tijd!

Een oerwoud aan mappen, een gesleep van heb ik jou daar en toch altijd mails kwijt zijn. Blijkbaar nog zo’n ergernis. En dan ook nog zo’n ontplofte inbox vol met ongelezen mails, rode uitroeptekens en dito opvolgvlaggetjes.
Zo moeilijk is het allemaal niet hoor. Mappen zijn prima, per onderwerp of per naam, maar zorg ervoor dat je er ook eentje hebt die als vergaarbak dient. Noem die map algemeen, diversen of desnoods je naam. Die ene mail die je zoekt, vind je steevast in die map. Kwestie van een beetje logisch nadenken, meer niet.

Gebruik je inbox als je to do list. Wat daarin staat, is niet zozeer een kwestie van dat moet ik allemaal nog doen. Help! Maar meer, het is nog niet afgerond. Je wacht nog op een vervolgactie of er moet nog iets anders gebeuren. Pas als dat gedaan is, kan de mail weg of naar een map gesleept worden. Handig toch?

Ik ken oud-collega’s die er zo hun eigen draai aangaven. Aan dat hoe-ga-ik-zo-goed-mogelijk-om-met-mail? De ene zei doodleuk van ik lees geen mail. Als het belangrijk is, dan ga ik ervanuit dat het mij mondeling medegedeeld wordt of dat ik een printje van die informatie op mijn bureau krijg. En weer een ander deed het als volgt. Mails die hij niet hoefde door te sturen of te bewaren, printte hij uit en gooide ze daarna weg. Zo’n iemand die drie meter boekenkast claimt, omdat hij anders zijn mailmappen (letterlijk!) niet kwijt kan.

Er is maar één remedie voor al dat (blijkbaar?) mailleed. En dat begint en eindigt met jezelf. Zorg dat jezelf je mailbox beheert. Verwijt anderen niet dat ze veel en vaak mailen. Ga diegenen niet heropvoeden of jezelf in onmogelijke bochten wringen. Deal with it. Oftewel geen etherdiscipline, maar maildiscipline.