Lantaarnpaal

Blog 300 – 9 maart 2021

De vijf vuistregels bij damage control

‘De media zijn louter uit op sensatie en tegen elkaar opzetten van partijen. Dus we communiceren zo min mogelijk en mijden de pers.’ Dat staat in een communicatieplan dat de gemeente Kaag en Braassem op zijn website plaatste en er snel ook weer van afhaalde.

Wie denkt dat Kaag en Braassem een obscure plaats in het Oostblok is, waar een onderdrukt regime heerst, heeft het mis. Het ligt ook niet in donker Afrika waar een dictator met harde hand verdeelt en heerst. Kaag en Braassem is een gemeente in de Nederlandse provincie Zuid-Holland, die op 1 januari 2009 is ontstaan door samenvoeging van de gemeenten Alkemade en Jacobswoude. Het bestaat uit tien dorpen: Hoogmade, Kaag, Leimuiden, Nieuwe Wetering, Oud Ade, Oude Wetering, Rijnsaterwoude, Rijpwetering, Roelofarendsveen en Woubrugge en vier buurtschappen: Bilderdam, Ofwegen, Vriezekoop en Zevenhuizen.
In die nieuwbakken gemeente wonen 27.500 inwoners, stijgt het aantal coronabestemmingen weer en binnen de gemeentegrenzen heb je het Ringvaartaquaduct over de A4, gebouwd in 1961 en dat zo het oudste aquaduct van Nederland is.

De schaatsers Bob de Jong, Henk Angenent, Kai Verbij , Joan Haanappel, Monique Velzenboer en Mark Tuitert, hebben allemaal historisch gezien iets met één van deze plaatsen. Pootje te over dus. Ook wielrenner Joop Zoetemelk, wijlen Joop Doderer (Swiebertje) en komiek André van Duin hebben hier gewoond.

Toch valt er niet zoveel te lachen in Kaag en Braassem. De gemeente heeft namelijk een potje miscommunicatie gespeeld. Dik verloren! Want waar gaat het over? Lees villamedia.nl. In Kaag en Braasem willen ze kwetsbare personen onderbrengen in ‘skaeve huse’, twee containerwoningen langs een dijk in Rijnsaterwoude, die woningbouwcorporatie Woondiensten Aarwoude en zorgverlener De Binnenvest willen plaatsen.

De gemeente schreef een communicatieplan, waarin stap voor stap staat wat op welke wijze door wie naar buiten wordt gebracht. Op zich niets mee aan de hand, meldt het Leids Dagblad. ‘Alleen de pers wordt gezien als vijand. Media zijn een risico en strategisch uitgangspunt nummer 1 is: zo min mogelijk communiceren en we vermijden de media. Want: de pers is altijd op zoek naar sensatie. De pers probeert de locatie vroegtijdig te achterhalen en partijen tegen elkaar uit te spelen.’

Kortom, de media moeten monddood gemaakt. ‘Als de gemeente ontdekt het document te hebben geopenbaard dat vertrouwelijk had moeten blijven, wordt het meteen van de gemeentelijke site gehaald’, voeg de krant daar nog aan toe.

Drie dingen vallen mij op. Allereerst wie bedenkt dit? De gemeente heeft een parttime (!) strategisch communicatieadviseur in dienst, net als een allround communicatieadviseur en wellicht nog een ondersteunende communicatiemedewerker. Die besluiten in een gekke bui dit idee te opperen? Hoe gaat dat dan?
‘Ja hoor, allesinkaagenbraassem.nl meldt zich weer, of het AD en nee hè, alweer die journalisten van het Leidsch Dagblad. Wat nu weer? Altijd op vrijdagmiddag net voor vijf uur, weer die lastige uitzoekvragen en als je dan ziet hoe het dan in de media komt… Laten we afspreken dat we ze negeren, er geen energie meer insteken en iedereen mag dat weten! Open en transparante communicatie dus.’
Is het zo gegaan? En zo ja, wie heeft het goedgekeurd? De chef communicatie, het afdelingshoofd die de communicatieafdeling er maar even bij heeft gekregen? Of de verantwoordelijk wethouder, die – en dat is wel weer grappig – Petra van der Wereld heet. Zelf heb ik geen idee.

Het tweede is het woordje vertrouwelijk. Dat betekent dus dat er serieuze intenties waren om dit voorstel te bespreken, te toetsen en er dus echt wat mee te doen. Maar wat en hoe dan? Wat wil je hiermee bereiken? Om maar even een gemeentelijke kreet te slaken: moet het flankerend beleid worden? Persvoorlichting 3.0 of….. (vul maar in, want ik kan het niet).

Zou echt niemand van de communicatieprofessionals bedacht hebben dat zoiets nooit vertrouwelijk blijft als het in de gemeenteraad komt? Uberhaupt niet als het rondgemaild wordt, op een harde schijf geparkeerd wordt en laat staat gepubliceerd wordt? Nogmaals, wat wil je met het communicatieplan met deze vorm van externe communicatie?

De gemeente heeft al wel een soort van schuldbekentenis gedaan. Tenminste volgens het AD. Dat is punt 3. Op het moment dat ik dit allemaal tik, zou de verantwoordelijke wethouder een reactie gegeven hebben. Ik heb nog niets gezien en gelezen. Het nieuws is van afgelopen vrijdag, zul je net zien dachten ze bij de gemeente, ‘zit dat weekend er weer tussen. Hebben wij weer… ' Zelfs het credo ‘maandag bent u de eerste’, gaat blijkbaar niet op.
Waarom geen directe en actieve verkleedpartij oftewel het boetekleed aangetrokken? Er staat werkelijk niets op de gemeentelijke website, geen letter op social media en Kaag en Braassem doet niets.

Weten wat je wel moet doen?

 De vijf vuistregels bij damage control:

1. Kom meteen met persoonlijke excuses. Laat dat niet door een ander doen. Je verliest je geloofwaardig. Benoem direct een woordvoerder dan wel contactpersoon. Hij of zij is degene die communiceert, niemand anders. Alle media verwijs je door. Wat nogal eens vergeten wordt, is dat die afspraak niet intern gecommuniceerd wordt.
   Ook al weet je nog niet alles. Koop tijd, maar schakel tijdig. Een optie is om via de social mediakanalen melding te maken dat je op de hoogte bent van de situatie, dat je eerst intern mensen lees hoofdrolspelers wilt spreken en dat je aangeeft wanneer en hoe je vervolgens gaat communiceren.
    
2. Kruip niet in de slachtofferrol, dat je dit niet gewild had of dat het je overkomen is (Denk aan het John Stegeman verhaal. De trainer van PEC Zwolle veroorzaakte een aanrijding, botste tegen een lantaarnpaal, terwijl hij dronken was). Daar heeft niemand wat aan. Het gaat niet om jouw leed, maar om wat jij gedaan hebt.
    
3. Reageer passend, maar zeker ook snel. Dan maar een keer avond doorhalen of het weekend aan de bak. Denk niet dat het vanzelf overwaait als je niets doet. Hoe dan ook, het komt. Nu, straks of ooit. What is online, stays online.
    
4. Je kunt altijd procescommunicatie geven. Wat heb je gedaan, wat zijn je vervolgstappen en hoe ga je het verder aanpakken? Dat kun je even doen, maar ook weer niet te lang volhouden. Op een gegeven moment moet je nieuws brengen. Doe dat ook eens proactief. Daarmee toon je je openheid, het meedenken met de media en het levert je – hoe gek het ook klinkt – goodwill op.
    
5. Denk tien keer na voordat je zoiets wilt posten. Boerenverstand boven alles.
    

Ook een (social) mediablunder gemaakt? En je wilt dat voor zijn? Voor herstelwerkzaamheden of preventie-advies kun je bij mij terecht: www.mediabureaumeer.nl/contact.