Luiken

Blog 293 – 12 februari 2021

De 5 tips voor een echte overzichtelijke mailbox

Deze week kwam NRC met een artikel over thuiswerken. Het werd als volgt aangekondigd. Een bellende collega te woord staan op je vrije dag, je laptop openklappen na het avondeten. Sinds de coronacrisis ligt de werk-privébalans van veel thuiswerkers compleet overhoop. Hoe ga je daarmee om? Ooit kopte Arbo Actueel: ‘Man vindt balans werk-privé lastiger dan vrouw…’

Toen ik nog in loondienst werkte, zag ik om mij heen collega’s die op vrijdagmiddag bijtijds de (digitale) luiken dichtdeden, om ze maandag weer te openen. Lekker om tien voor vijf stiefelen naar de kapstok, snel de jas aan en het simultaan geluid van de klok die vijf sloeg en de deur die in het slot viel. Weekend is weekend. Maandag bent u de tweede. Dat werk.

In deze coronatijd loopt alles langs, door en met elkaar. Er is geen afgebakende privé- en afgekaderde werktijd. Maar is dat echt zo erg? Onoverkomelijk? Ik werk al drie jaar thuis, aan de keukentafel, maar even heerlijk zomaar naar buiten, de was uit de droger of bijna altijd aanwezig als de pakketpostman komt, is allemaal mogelijk.
Maar dus ook een avond flink doorhalen qua werk en een werkdag maken met een duur van het klokje rond. Om daarna voldaan in bed te stappen, omdat je dat maar mooi voor elkaar gebokst hebt? Dat voelt beter dan nog voor de piepers op tafel staan, je laptop van je afgeduwd hebt, om ‘m daarna dicht te doen en al zuchtend ‘morgen weer een dag’ te slaken.

Het klinkt simpel en dat is het ook. Organiseer het zo dat het voor jou te doen en te laten is. Om even terug te gaan naar de intro van NRC. Een bellende collega op je vrije dag? Maak een keuze. Of je neemt gewoon op. Of je laat de telefoon lekker rinkelen, appt de collega of het kan wachten tot de volgende dag of wat vaak nog beter werkt. Zeg dit: zet het even (met de nadruk op even) op de mail. Wedden dat een groot aantal afhaakt? Zo belangrijk is het dus ook weer niet.

Als voorlichter werkte dit vaak goed bij een bups aan journalisten. ‘Als je al je vragen nu even op de mail zet en heel volledig en gedetailleerd beschrijft, dan stuur ik die mail door naar degene die hier veel meer over weet. Dan word je ook beter geholpen (niet per se sneller). Is dat een goede lijn? (Daar kun je niet op tegen zijn toch?). Zodra ik de mail terugkrijg, laat ik het jou weten (niet beloven dat je die mail ook één op één doorstuurt).’ Kortom, je houdt in alles de regie.

Nu we amper samen op kantoor zitten, vervallen werkergernissen als te laat komen, roddelen, te hard bellen, ellebogenwerk om hogerop te komen, rotzooi op de werkplek, of de zogenaamde 3S-collega: smakken, slurpen en stinken. Volgens mij hebben we nu kantoorachtige thuiswerkergernissen op afstand. Eentje daarvan is het e-mailverkeer. Toevallig of niet, maar Frankwatching haalde deze week een bericht uit 2016 (!) van stal over e-mail etiquette en het is best interessant om te lezen.

Ik blijf graag even hangen bij die e-mailcommunicatie. Laat ik maar direct duidelijk zijn. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. Ik heb dat ook nooit begrepen. Echt niet. En ik heb ze gezien hoor. Honderden ongelezen of niet verwerkte mails in de box van de collega. Inclusief een vloek, zucht en een dappere poging om de brij weg te werken. Laatst zag ik nog een screenshot op whatsapp voorbijkomen van een oud-collega met de teller in de e-mail box van ongelezen berichten op meer dan 3600. Nu zal het best zo zijn dat ze niet allemaal ongelezen zijn, maar feitelijk is er niets meegedaan.

Een collega bij de politie had zich op een dag voorgenomen om er eens goed voor te gaan zitten. Hij keerde zijn mailbox om en begon oude mails als eerste weg te werken. Een paar verwijderd, hier en daar een mail doorgestuurd en af en toe een antwoordje. Hij vond het wel lekker gaan.

Alleen toen kwamen er een paar mailtjes waar hij goed voor moest gaan zitten. Ok, dat koste veel tijd, maar hij had dit met zichzelf afgesproken. Doorgaan nu. Na een zorgvuldig afgewogen en afgerond antwoord, drukte hij op de zendknop. Alleen zijn reactie was bijna een maand te laat. Had hij daar alle moeite voor gedaan? Hij was er compleet klaar mee. En de volle box, bleef een volle box.

De adviezen hoe om te gaan met overlopende mailboxen, gaan vaak over dat je niet steeds moet gaan kijken, lezen en dus ook niets moet doen. ‘Ik streef ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen’, lees ik overal.

Dat werkt niet. Voor mij niet en ik kan mij ook niet voorstellen dat het voor anderen wel prettig is om steeds de teller van mails op te zien lopen. En dan ook meteen in staat zijn – lees capabel genoeg te zijn – om dan wel alle mails te verwerken. Alsof het dan gemakkelijker wordt?

Mijn handvol tips om je mailbox overzichtelijk te houden.

1. Gebruik elk moment van de dag om je mailbox bij te houden. Schoon op, deel in, beantwoord of archiveer. Dat kan prima via laptop of op je mobiel. Kortom, altijd en overal.
2. Bedenk dat je het zelf ook prettig vindt om tijdig antwoord te krijgen. Wil je zelf weken wachten op antwoord? Kun je antwoorden, antwoord dan. Binnen één week is echt de max.
3. Rubriceer zoveel mogelijk en sluis mails weg naar een archief. Ik ben juist een voorstander van zoveel mogelijk mappen. Weet je niet waar je je mails naar toe moet slepen, omdat ze niet passen in een map? Houd dan de naam zo algemeen mogelijk. Diversen bijvoorbeeld.
4. Bepaal waarvoor je de inbox gebruikt. Wat is de functie? In mijn inbox zitten alleen mails waar ik nog wat mee moet. Een actie, een afspraak of iets anders. Is het afgerond? Dan naar een map of verwijderen. Een lege inbox is onzin.
5. Mail is zo gangbaar in ons doen en laten en heeft ook zoveel voordelen. Dus weg met de stelling, dat we minder moeten mailen. Mail gewoon goed, net als het schrijven van een brief of het voeren van een telefoongesprek.

Heb je andere en betere tips, wil je meer weten over mail en hoe ik dat doe? Mail mij gerust, maar bellen mag ook hoor…