Meel

Blog 108 - 7 mei 2019

5 tips voor een echt(e) overzichtelijke mailbox

Toen ik nog in loondienst werkte, zag ik om mij heen nog collega’s die op vrijdagmiddag de (digitale) deur achter zich dichttrokken, om ‘m maandag weer te openen. Weekend is weekend. De balans werk en privé, sloeg door naar het laatste. Maandag weer een werkdag en pas dan gaat de mailbox weer open. Over die stroom aan e-mails, uitmondend in een digitale zee, gaat dit blog. Want wat moet je daar nu mee en wat niet?

Eerder schreef ik er al een blog over en dan vooral over het CIEP-principe. Alles wat je binnenkrijgt aan communicatie, moet je verwerken. Een telefoontje, een collega aan je bureau of het zoveelste mailtje. Je doet er direct iets mee: activeren, archiveren of weggooien, het maakt niet uit. Wat je niet doet, is het verzamelen, negeren of uitstellen. Nee, je neemt meteen een beslissing.

Laatst zat ik mijn mailbox door te kijken en dit mailtje had ik gearchiveerd. Om er nog een keer wat mee te doen. Toen ik maandag blogschrijven in mijn agenda zag, dacht ik van het is een nieuwe werkweek inclusief die van de scholen. Een mooi moment en onderwerp.

De titel van het gelinkte Frankwatching artikel is nogal oubollig: “Verbeter je communicatie: vermijd de waan van de dag en ga terug naar de basis.” Het gaat van e-mailcommunicatie tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en van clichés tot overkill en meer.

Ik blijf graag even hangen bij die e-mailcommunicatie. Laat ik maar direct duidelijk zijn. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. Ik heb dat ook nooit begrepen. Echt niet. En ik heb ze gezien hoor. Honderden ongelezen of niet verwerkte mails in de box van de collega. Inclusief een vloek, zucht en een dappere poging om de brij weg te werken.
Een collega bij de politie had zich op een dag voorgenomen om er eens goed voor te gaan zitten. Hij keerde zijn mailbox om en begon oude mails als eerste weg te werken. Een paar verwijderd, hier en daar een mail doorgestuurd en af en toe een antwoordje. Hij vond het wel lekker gaan.

Alleen toen kwamen er een paar mailtjes waar hij goed voor moest gaan zitten. Ok, dat kostte veel tijd, maar hij had dit met zichzelf afgesproken. Doorgaan nu. Na een zorgvuldig afgewogen en afgerond antwoord, drukte hij op de zendknop. Alleen zijn reactie was bijna een maand te laat. Had hij daar alle moeite voor gedaan? Hij was er klaar mee, had hij daar al die uren voor vrijgemaakt… En de volle box, bleef een volle box.

De adviezen hoe om te gaan met overlopende mailboxen, gaan vaak over dat je niet steeds moet gaan kijken, lezen en dus ook niet iets moet doen. Google maar eens en je hebt er een flinke taak bij om alles tot je te nemen. De grootste misser die ik eigenlijk altijd tegenkom las ik al in het eerste bericht waarop ik klikte: ‘Ik streef ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen.’

Dat werkt niet. Voor mij niet en ik kan mij ook niet voorstellen dat het voor andere wel prettig is om steeds de teller van mails op te zien lopen. En dan ook meteen in staat zijn – lees capabel genoeg te zijn – om dan alle mails wel te verwerken. Alsof het dan gemakkelijker wordt?

Daarom heb ik een handvol tips om je mailbox overzichtelijk te houden.

1. Gebruik elk moment van de dag om je mailbox bij te houden. Schoon op, deel in, beantwoord of archiveer. Net zolang totdat je klaar bent. Dat kan prima via laptop of op je mobiel. Kortom, altijd en overal.
2. Bedenk dat je het zelf ook prettig vindt om tijdig antwoord te krijgen. Wil je zelf weken wachten op antwoord? Nee toch? Doe dat bij de ander ook niet. Kun je antwoorden, antwoord dan.
3. Rubriceer zoveel mogelijk en sluis mails weg naar een archief. Ik ben juist een voorstander van zoveel mogelijk mappen. Weet je niet waar je je mails naar toe moet slepen omdat ze niet passen in een map? Houd dan de naam zo algemeen mogelijk. Zo heb ik een map ‘bestel’, waarin al mijn voetbalkaartjes, cadeaus voor de boys en andere aankopen in terug te vinden zijn.
4. Benoem waarvoor je de inbox gebruikt. Wat is de functie? In mijn inbox zitten alleen mails waar ik nog wat mee moet. Een actie, een afspraak of iets anders. Is het afgerond? Dan naar een map of verwijderen. Een lege inbox is onzin.
5. Mail is zo gangbaar in ons doen en laten en heeft ook zoveel voordelen. Dus weg met de stelling, dat we minder moeten mailen. Mail gewoon goed, net als het schrijven van een brief of het voeren van een telefoongesprek. Dat scheelt pas tijd en…wie bewaart heeft wat. (Sorry voor het cliché)
    

Het zijn tips die ik absoluut niet uitspreek met meel in de mond. Maar heb je andere en betere tips, wil je meer weten over mail en hoe ik dat doe? Of kan ik namens Mediabureau iets of mee(l)r voor je betekenen?

Mail mij gerust op erik@mediabureaumeer.nl. Maar bellen mag ook hoor…