Meermaals-61

28 september 2022

Schrijf het met woorden

Je ziet het steeds minder. Of moet ik zeggen, je leest het steeds minder. En dat is ontzettend jammer. Wanneer heb jij voor het laatst een persoonlijke brief gekregen? Eentje die echt alleen voor jou bestemd was?

Het was zeker niet mijn moeilijkste klus en ook niet de best betaalde. De leukste? Dat komt meer in de richting. En wat zeker zo was, hij zat vooraan in de ordeportefeuille van Mediabureau MEER, want het was ergens in 2018.

Aandrijftechniek

Een persoonlijke brief schrijven voor een directeur van een klein bedrijf in de aandrijftechniek die afscheid nam. Hij wilde geen receptie staand achter een tafel, mensen in een lange rij en de één na de andere loftrompetrede. De scheidende voorman wilde iedereen in het bedrijf een brief schrijven. Gemaakt door mij, net geen A4’tje, zodat hij er nog iets heel persoonlijks aan kon toevoegen. Na een zeer onderhoudend gesprek van een uur, het maken van zowel een brief voor personeel als voor wereldwijde relaties, belde hij mij persoonlijk op om mij hartelijk te bedanken.

De brief. Wat een mooi communicatiemiddel. Iemand die persoonlijk moeite doet, enkel en alleen voor jou en dat jou toevertrouwt. Hoe mooi is dat? Om de een of andere reden juist in deze tijd. Ik maak mijn punt met deze Meermaals: dat moeten we veel vaker doen. En dan gaat het mij niet om de vorm, dus of de kroontjespen knarsend over het papier ging, of de vulpen die eraan te pas moet komen? Nee het mag prima een getikt schrijven zijn. Het gaat om de inhoud, de aandacht, het extra.

Lapmiddel

En dat is meteen mijn grote bezwaar van veel bedrijven en organisaties. Zeker bij tal van HR-afdelingen. Er is een ingesleten vorm van routinematig handelen en de factor tijd wordt als ware als een deken diep over het werk getrokken en als lapmiddel gebruikt. “We hebben zoveel kandidaten, die kunnen we echt niet persoonlijk berichten.” Of “Als we nu niet reageren, dan weten de meeste mensen wel dat we de procedure niet met ze voortzetten.” En zo kunnen we nog wel tal van slappe excuses opdreunen.

Bij GGD GHOR Nederland, een organisatie die toch écht meer doet dan alleen maar prikjes zetten, heb ik mij regelmatig bezig gehouden met sollicitatieprocedures. En dan vooral over de juiste communicatie, het benadrukken van empathisch denk- en doevermogen en het goede klantcontact. En dat was eigenlijk zo simpel als wat.

Afwijzingsbrief

Ik maakte standaardbrieven met algemene én persoonlijke info en aangezien je bij iedere sollicitant een plus- en een minlijstje aanlegt, werd die info in een paar regels toegevoegd aan die afwijzingsbrief. Een persoonlijke afwijzingsbrief dus. De groep geschikten werd gebeld, over persoonlijk contact gesproken. Die mogelijkheid kregen de afgewezenen ook: op een vastgesteld contactmoment persoonlijk verhaal kunnen halen én krijgen.

Mijn moraal is ook zo simpel als wat. De beste communicatie = persoonlijke communicatie. En iedereen kan het, zoals de Duitse schrijver en dichter Johann Wolfgang von Goethe ooit zei én schreef: “Schrijf zoals je zou praten en je zult een goede brief schrijven.”