Potlood

Blog 203 - 3 april 2020

De afhandeling van sollicitaties kan dus wél beter

Mijn blog is deze keer het sluitstuk van een drieluik over sollicitatieprocedurecommunicatie. Er is veel op gereageerd. Zo kreeg ik een reactie van een bevriende hr-adviseur: “Overigens begrijp ik wel dat het niet te doen is om alle afgewezen kandidaten een op maat antwoord te geven.” Ik reageerde dat ik dat een te gemakkelijk excuus vond. “Altijd maar verschuilen achter drukte, niet kunnen reageren en hardleers zijn”, schreef ik terug.

Volgens mij kan de hr-branche wel een oppepper gebruiken. Het doet mij denken aan het onderwijs. Van een imago van altijd maar klagende, oververmoeide rupsjes-nooit-genoeg, naar een beeld van schouders eronder, samen supersnel online onderwijs regelen tot aan oprechte emoties van het missen van de leerlingen in allerlei leuke filmpjes. Deze kreeg mijn oudste zoon – hij is volleerd brugpieper op het Thomas à Kempis College in Zwolle – onlangs. Leuk, lachen en overigens ondenkbaar in mijn middelbare schooltijd, maar dat is een heel ander verhaal.

Ik schreef in mijn twee eerdere blogs over sollicitatieprocedurecommunicatie, dat ik ook met een oplossing zou komen. Om te beginnen, lees dit eens. Hoe behandel je een sollicitant? Het is echt verplichte kost voor de hr-medewerkster (9 van de 10 keer een vrouw). Deze passage blijft mij vooral bij: “Onderzoek heeft uitgewezen dat bijna de helft van de ondervraagde sollicitanten het sollicitatieproces als slecht heeft ervaren. En dat terwijl de belangrijkste competentie waarover HR Managers en recruiters moeten beschikken sociale vaardigheid is.”

De helft. Dat is best veel toch? In ieder geval genoeg om je lichtelijk zorgen te maken en je niet constant te verschuilen achter de factor tijdgebrek, lijkt mij.

De praktijk. Een voorbeeld van een afwijzing die ik eerder kreeg en waarbij ik de naam van het bedrijf weggelaten heb.

Geachte heer Riemens,

Bedankt voor je enthousiaste sollicitatiebrief op de vacature betreft….  Helaas moeten wij je vertellen dat we een selectie hebben gemaakt en de keuze niet op jou is gevallen voor de sollicitatieronde. Bedankt voor je interesse in …. We wensen je heel veel succes in je (eventuele) zoektocht naar nieuwe werkervaring.

Een taalkundig slecht bericht, maar nog erger is dat het niets zegt. Een dertien in dozijn afwijzing, die met kopiëren, plakken en mijn naam erboven in elkaar is geflanst en verstuurd. In deze reactie ontbreekt empathie, tekst en uitleg over het waarom, het proces en vooral een persoonlijke benadering.

Ik heb vaak genoeg een sollicitatieprocedure gedaan. Van brieven lezen, selecteren, gesprekken voeren tot bepalen wie de baan kreeg. Je selecteert kandidaten toch met een reden? Net als waarom je ze afwijst? Dus schreef ik met potlood in de kantlijn van iedere brief altijd kort waarom iemand geschikt was of niet. Om zo te gebruiken voor een persoonlijke terugkoppeling. Logisch toch?

Vervolgens hadden wij – ik deed het natuurlijk niet alleen – een standaard halffabricaat aan tekst liggen als het ging om een afwijzing. Daarbij werd ruimte opengelaten voor een expliciete uitleg. Vervolgens werd iedere kandidaat afzonderlijk en persoonlijk gemaild. Het was ook kopiëren en plakken, maar dan anders door er juist wel werk van te maken.   

In bovenstaand geval zou het als volgt kunnen. Uiteraard doe ik wat aannames. Kortom, het is fictief.

Beste Erik,

Hierbij bericht ik je over de voortgang van je sollicitatie naar de functie van persvoorlichter. Dank voor je serieuze interesse in Mediabureau MEER. We hebben in totaal meer dan 90 brieven mogen ontvangen. Graag neem ik het proces met je door.

Allereerst hebben wij alle CV’s en ook brieven grondig doorgelezen. We hebben gekeken naar de kwaliteit van de brief, of je voldoet aan alle voorwaarden die we gesteld hebben en of we denken dat je in het team past.

Voor ons als Mediabureau MEER is het belangrijk dat de kandidaat zo snel mogelijk kan beginnen, er weinig inwerktijd nodig is en dat er meteen meters gemaakt kunnen worden. Op dit moment hebben we zoals je kon lezen in de vacaturetekst echt behoefte aan zulke persvoorlichters.
Uiteindelijk bleven er twaalf geschikte sollicitanten over. Zij voldeden in eerste instantie allemaal aan wat we in de vacature gevraagd hadden. Dat gold ook voor jou! Nadat we nog een keer zorgvuldig hebben overlegd, hebben we gekeken naar de kandidaten die op dit moment ook veel dienstjaren als persvoorlichter hebben. Met dat allemaal in ons achterhoofd, hebben we vijf kandidaten geselecteerd voor een gesprek.

Helaas hoor jij daar niet bij, omdat wij uiteindelijk gekozen hebben voor iemand die net meer ervaring heeft bij een vergelijkbare organisatie, dan dat jij dat hebt. Dat heeft voor ons in jouw geval de doorslag gegeven. En dat is de reden dat we niet voor jou hebben gekozen.

We begrijpen je teleurstelling, hopelijk begrijp jij onze uitleg ook. Mocht je toch nog behoefte hebben aan meer uitleg, dan kan dat. Je mag altijd reageren via de mail of ons bellen. Daar maken we graag tijd voor vrij. Dat kan op maandag 6 april van 12.00 tot 13.00 uur. Je kunt dan bellen met… Zij is ons aanspreekpunt en werkzaam als hr-professional bij Mediabureau MEER. Haar nummer is …
Je zult begrijpen dat we daarna de procedure afsluiten en al onze aandacht richten op de gekozen kandidaat. Dus als wilt reageren, doe het dan.

Ik wil je nogmaals danken voor je interesse in Mediabureau MEER en de moeite die je hebt gedaan om bij ons te solliciteren.

Uiteraard sluit ik af met je het beste te wensen in je verdere loopbaan. Heel veel succes met mogelijk andere sollicitaties en wie weet komen we nog een keer in contact met elkaar.

Met vriendelijke groet, namens de sollicitatiecommissie,

Dat is wel eventjes wat anders toch? Meld het woord afwijzing overigens meteen in de onderwerpregel van je mail. Het enige dat je daarna moet doen is deze standaardbrief erbij pakken en een aantal dingen, waaronder de cursieve tekst, aan te passen. Wel handig dat je met potlood bij iedere brief de reden hebt vermeld.

Dit voorbeeld is persoonlijk. Ik voel mij als sollicitant serieus genomen. Ik krijg tekst en uitleg over het proces en…waarom ik blijkbaar niet voldoe aan het gevraagde. Ook heb ik als sollicitant de mogelijkheid om tekst en uitleg te vragen. Die actie ligt bij mij, dus ik kan niet verwijtend zijn dat ik nooit iemand te spreken krijg.  Het enige dat overblijft is mijn teleurstelling, maar zelfs daarvoor is begrip.

Duidelijk verhaal toch?

In mijn ogen zijn tijd en drukte geen enkel excuus voor de hr-professonial. Het wordt toch echt tijd dat hun ogen eens opengaan. En is dat het geval, lees dan dit andere voorbeeld. Zo kan het namelijk ook.