Scherp

Blog 232 – 9 juli 2020

Mijn 5 tips om goed je werk te kunnen doen

Slimmer werken: het lijkt simpel, maar in de praktijk is het toch knap lastig om vol te houden. Hoe bewaar je het overzicht? Hoe voorkom je een overvolle mailbox of agenda? En hoe krijg je grip op die lange lijst van to do’s en prioriteiten? Kortom, hoe zorg je voor een productieve werkdag?

Dat was het begin van een artikel dat ik deze week las op Frankwatching. Ik las het niet in één ruk uit, want ik ging ondertussen appjes beantwoorden, mailtjes beantwoorden en allerlei dingen doen. Fout, fout en fout!

En dan komt de vakantie er ook nog eens aan. Die aanloop is anders dan anders en leverde het nodige gedoe en gestress op. Deze week had ik na een wachttijd van zeventien minuten, de overigens enorm vriendelijke dame van Kras Vakanties aan de telefoon. We waren vervolgens nog een half uur bezig geweest om mijn zomervakantie naar Tenerife definitief te verplaatsen naar 2021. Dit jaar blijven we in Nederland, al is Winterswijk ook bijna buitenland.

Twee dingen zijn interessant. Hoe is je aanloop naar jouw vakantie? Hoe rond je goed af, in alle rust en met overzicht? Of druk je hard op je aan/uitknop van je pc en laat je de boel lekker de boel? En hoe pak je met een goed gevoel je werkbare leven straks weer op? Werk je van tevoren je achterstand weg, begin je gewoon weer in de juiste gemoedstoestand of ga je het allemaal helemaal anders doen?

Op internet tuimelen de experts met hun adviezen over elkaar heen. Een van die experts die ik met verregaande interesse volg, is Cynthia Schultz. Ex-miss Lipgloss, tegenwoordig structuurjunkie van beroep. Zo noemt zij haar zelf, want onder die noemer draagt ze haar boodschap uit. Wie haar op Instagram nog niet is tegengekomen, is echt toe aan een lange vakantie.

Ik heb wel bewondering voor haar, omdat zij heel veel mensen aanspreekt en ook inspireert. Dat blijkt wel uit de diverse online reacties. Wat mij triggerde was de zinsnede: ‘’Niemand kan zo goed plannen als Cynthia.” Al was het alleen maar omdat ik graag die ‘strijd’ met haar als structuurjunkie aanga. Zelf was ik altijd van de structuur en planning, maar sinds ik voor mezelf werk, is dat alleen maar toegenomen. Of eigenlijk is het nog meer regie. Ik heb en houd regie. Hoe dan?

Ik leg mij afspraken het liefst zo snel mogelijk vast. Hoe eerder hoe beter. Voor mij geen ‘ik leef bij de dag’. Dat is simpelweg onhaalbaar. Ik moet het zelf doen, eigenhandig opdrachten binnenhalen en kan niet alles op het laatst laten aankomen. (Deze week schreef iemand mij: ‘De man van de lijstjes. Wat een overzicht!’)

Eigen baas over je agenda. Dat lijkt leeg, maar ik ben er vol van. Nog steeds. Ik plan zelf. Geen secretaresses die ongevraagd iets inplannen op een tijdstip wanneer je dat niet wilt of gewoon een andere afspraak negeren. Ik stuur bepaalde afspraken ook een kant op die mij het beste uitkomt. Hoe eerder ik dat doe, hoe meer kans van slagen. Natuurlijk, het kan niet altijd, maar hoe later je afspraken maakt hoe groter de kans is dat – en het is echt een verschrikkelijke kantoorterm – de agenda’s vollopen.

Naast op tijd afspraken plannen, helpt het mij ook dat ik niet te veel wil bereiken op een dag. Ik zie die collega’s nog zo zitten met hun langgerekte to do list. Vol geschreven met taken, omgeven door pijlen, uitroeptekens en onderstrepingen. En dan na een drukke dag erachter komen dat slechts door de helft een dikke streep kan. Morgen weer een dag, met een nog grotere lijst, die bijkans de pagina uitloopt. Dat werkt dus niet.
Wat wel? Voor mij zijn overzicht, haalbaarheid en flexibiliteit belangrijk. Allereerst wil ik in één oogopslag zien wat ik moet doen, daarnaast moeten een taak te realiseren zijn. Neem als voorbeeld een sollicitatiebrief schrijven. Maar niet een rapport lezen, bespreken en samenvatting van acht A4’tjes opleveren. Je weet toch al dat je dat niet haalt. Deel die grote klus dan op in inderdaad lezen, een afspraak maken om één en ander te bespreken en een dag later je in de ochtend aan de ene helft van de samenvatting te zetten en later op die dag (of avond) aan de rest.

Frankwatching schreef ook: Voor je het weet ben je met van alles en nog wat bezig, maar niet met je to-do’s. Teleurstellend als je ziet dat je werkdag er bijna op zit en je met een gevoel naar huis gaat dat je weinig hebt gedaan. Althans, niet de zaken die je wilde doen.

Daarom vijf tips tenslotte. Over structuur, planning en regie. Misschien heb je er wat aan. Het is allesbehalve wetenschap, maar voor mij werkt het.

1. Begin op tijd. Wat is er mis mee als je ver vooruit werkt? Hoe eerder, hoe beter. Dan kun je altijd nog bijsturen.
2. Schrijf maximaal vier to do dingen op per dag. Twee voor de middagpauze, twee erna. Dat zijn geen afspraken, vergaderingen of bijeenkomsten die er al zijn, maar klussen die je te klaren hebt.
3. Denk bij het opschrijven na over de haalbaarheid, afhankelijkheid en urgentie. Plan geen vier bloed-spoed werkzaamheden op één dag, maar verdeel het. Kijk ook naar de omvang en of jij het wel kunt realiseren op een dag. En als je nog steeds zit te wachten op die ene mail, belletje of bezoek van je collega, vraag je dan af wat je daaraan gaat doen. Stuur een bericht dat je niet verder kunt en dat je actie verwacht, maar wel wanneer jou het uitkomt (regie!)
4. Kijk halverwege de dag even hoe het ervoor staat. Misschien moet je schuiven, komt er een nieuwe taak bij, maar…één to do ding erbij, is ook één to do ding eraf. Doe dat ook per week. Waar zit de ruimte, de tijd en de mogelijkheid om dat wat je al lang moet doen, ook echt te doen? Zelf kijk ik elke avond voor slapen gaan nog even scherp naar mijn agenda en to do list.
5. Heb je een goede dag, ben je in de juiste mood en loop je over van energie? Gun jezelf een beloning. Door even niet te werken, te gaan wandelen of online te shoppen. Breid je lijst niet oneindig uit.