Vaas

Blog 112 - 21 mei 2019

3 tips om tijd te kopen bij crisiscommunicatie

Ik krijg regelmatig de vraag wat ik bedoel met media-alarmering. Ik antwoord dan braaf dat het gaat om hoe je voorbereid bent als de media contact opneemt, wanneer je negatief in het nieuws bent. Voorkomen is in dat geval beter dan genezen. Een oeroude kreet, maar o zo waar. We hebben zoveel protocollen en plannen. Als dit, dan dat. We houden allerlei oefeningen, we leiden op en trainen. Want als er dit gebeurt, dan dat. Maar media-aandacht…

Even een zijsprongetje. In mijn vorige baan op de communicatieafdeling van GGD GHOR Nederland, hield ik mij onder meer bezig met de communicatie van de GHOR (echt kijken dit filmpje!). Eén van de taken van de GHOR is het voorbereiden op mogelijke rampen en crises. Een voorbeeld. Toen minister Obama in 2014 naar Nederland kwam voor de NSS top, vond hij dat uiteindelijk heel gezellig. Maar stel dat de toenmalig president of the United States of America in het ziekenhuis terecht zou komen. Dan lag er een heel plan klaar voor ontruiming van een compleet Haags hospitaal.

Dus dat u niet denkt dat u op zaal komt te liggen met Obama, dat hij voor het ziekenhuis staat te roken in een bushokje of dat mevrouw Obama toch zo’n aardige vrouw is die je zojuist tegenkwam in het keukentje voor vers bloemwater en een vaas. Nee, vraagstukken waren toen wie moest al die andere patiënten opvangen, waren er wel voldoende ambulances beschikbaar voor vervoer en wat te doen met spoedgevallen?

Het is maar een voorbeeld van waar allemaal wel niet aan gedacht wordt in ons land. Van een geheel andere orde, maar toch. Als we ongewild in de media komen, zijn en voorlopig blijven, dan hebben we vaak geen idee wat te doen.

Begrijpelijkerwijs volgde ik het recente nieuws over ‘het in de luwte zetten van de hoofdtrainer van DESZ uit Zwartsluis’, dan ook met veel interesse. Een typisch gevalletje van ‘help we zijn in de media.’ Ik geef het je ook te doen als bestuurder. Je hebt een trainer binnengehaald, een naam in het regionale amateurwereldje. Je komt er in goed overleg uit om hem te laten vertrekken vanwege een sportieve verbetering en dan dit. Je wordt geconfronteerd met iemand die zich zou hebben verrijkt, die wellicht betrokken was bij omkoping en dingen gedaan zou hebben die niet konden en mochten.
Wat doe je dan? Daar ligt vast geen protocol voor in de Zwartsluiser kast. Dat voorzie je toch niet? Of kun je je er als voetbalclub wel op voorbereiden?

Wat ik bedoel met media-alarmering is een protocol van misschien één of twee A4-tjes wat te doen bij media-aandacht waar je niet op zit te wachten. Ik schreef er al eerder een blog over, waarin ik vooral voorbeelden benoemde, hoe het niet moest. Maar wat werkt nu wel? Ik heb drie tips.

Tip 1) Koop tijd, maar schakel tijdig. De eerste info in die gevallen is het meest belangrijk. Is die niet goed, dan heb je kans dat verkeerde berichtgeving een geheel eigen leven gaat leiden. En dat draai je vaak niet meer terug. Een optie is om via de social mediakanalen melding te maken dat je op de hoogte bent van de situatie, dat je eerst intern mensen lees hoofdrolspelers wilt spreken en dat je aangeeft wanneer en hoe je vervolgens gaat communiceren. Uiteindelijk heeft de media daar ook het meeste aan.

Tip 2) Benoem meteen een woordvoerder dan wel contactpersoon. Hij of zij is degene die communiceert, niemand anders. Alle media verwijs je door. Wat nogal eens vergeten wordt, is dat die afspraak niet intern gecommuniceerd wordt.

Tip 3) Je kunt altijd procescommunicatie geven. Wat heb je gedaan, wat zijn je vervolgstappen en hoe ga je het verder aanpakken? Dat kun je even doen, maar ook weer niet te lang volhouden. Op een gegeven moment moet je nieuws brengen. Doe dat ook eens pro-actief. Daarmee toon je je openheid, het meedenken met de media en het levert je – hoe gek het ook klinkt – goodwill op.

Als ik kijk naar het bericht van DESZ (Door Eendracht Sterk Zwartsluis), vind ik een paar passages bijzonder vreemd. ‘O.b.v. de berichten in de pers vindt het bestuur van DESZ, dat er niet geoordeeld mag worden over de persoon in kwestie en roept ook iedereen op om dat niet te doen.’ Alsof iemand daar iets meedoet of zich wat van aantrekt.

En deze. ‘Nadere mededelingen hierover zullen meer voeding geven en ons afleiden van de doelen van DESZ. Daarom zullen we hier verder ook geen reacties aan toevoegen.’ Dus als bestuur communiceer je helemaal niets meer, omdat dat ten koste gaat van de sportieve prestaties? Met andere woorden niets zeggen = succes op het veld? Nou dat is gelukt hoor, want het eerste elftal bereikte afgelopen weekend de nacompetitie. Maar of dat nou bedoeld wordt?

Het internetbericht is een week oud en de club heeft blijkbaar inderdaad niets meer te melden. Ongetwijfeld gonst het van de geruchten. Daar moet je als vereniging toch wat mee? Ik kan mij niet voorstellen dat maandagavond tijdens de voorjaarsledenvergadering (die volgens Twitter vooral over het beleidsplan ging) er met geen woord over gerept is? En wat als straks de rechtszaak is? Hoe zit het dan met de communicatie?

Kortom, dit had wel wat anders gekund. En dat kan nog steeds. Geacht bestuur van DESZ, weten hoe? Ik kom graag een keer langs of neem gerust contact op. Dat geldt overigens ook voor de in de luwte gezette trainer. Ik heb je nummer Leo!