Zwembroek

Blog 197 – 13 maart 2020

Sportclub Communicatie wordt Sportclub Corona

Het moest bijna wel toeval zijn. Ik stuurde gisteren mijn voorstel over de basiscommunicatietraining voor sportclubs naar iemand uit mijn netwerk. In de hoop dat het onder de aandacht komt van de juiste mensen. Ik schreef er onlangs nog een blog over. Sportclub Communicatie is de werktitel. Ik hoop echt dat het van de grond komt.

Op donderdag 12 maart kondigde de overheid en de KNVB een arsenaal aan maatregelen aan. Grote (sport)evenementen met meer dan 100 bezoekers kunnen niet meer doorgaan. Dus ook de wedstrijden in de eredivisie niet. Maar ook amateurwedstrijden gaan de komende tijd niet door. Voor mij betekent dat naast het wekelijks niet ballen met mijn matties van Be Quick’28 Recreanten 3 – woensdag toch weer 15 man present – ook geen inkomsten in het weekend.

Trainingen gaan niet door, allerlei activiteiten van de bingo voor de jeugd, tot het klaverjassen in de kantine vinden geen doorgang. Clubhuizen gaan bijna allemaal dicht en alleen even open op de zaterdagmiddag. Voor de dorstige stamgasten die niet zonder hun wekelijkse voetbalpraat kunnen. Afgelopen week was ik in de kantine van een plaatselijk zwembad. Daar gaf ik aan het bestuur en een ondernemer wat tekst en uitleg over social media, wat soms werd onderbroken door bulderend gelach vanaf de bar. Daar zat ook zo’n vaste gast, die iedere dinsdagavond zijn vrouw wijsmaakt dat hij baantjes gaat trekken, maar in plaats daarvan zich tegoed doet aan ander vocht. Wel maakt hij voor het thuisfront zijn zwembroek nog wel even nat, zo hoorde ik. Dan lijkt het nog wat.

Eigenlijk wisten we het met zijn allen ook wel. Dat er verregaande maatregelen genomen gingen worden. Dat er wat moest gebeuren. De tegenstanders vonden Nederland een soort van vrijstaat. Met allemaal halve, softe en niet afdoende maatregelen tegen het Coronavirus. Waarom deed ons land niet net zoals al die andere landen? Met hun openbaar leven platleggen, van en masse thuisblijven en scholen dicht tot aan alle evenementen af te gelasten.
Donderdag was het dan zover. En dat brengt mij weer bij Sportclub Communicatie. Oftewel mijn basistraining communicatie waarin ook een onderdeel crisiscommunicatie zit. Wat doe je bij zo’n situatie lees calamiteit? Hoe en wat communiceer je? Wie schuif je naar voren? Intern voor extern?

In de ideale sportcommunicatiewereld gaat dat als volgt:

Het communicatiebestuurslid stuurt een berichtje in de bestuursapp. Het wachten is op verregaande maatregelen. ‘We weten niet wat, maar kunnen we al wel iets afspreken? Voorzitter in de lead? Hebben we een conceptberichtje klaar staan? Zal ik dat in gang zetten? Sturen we een nieuwsflits uit en communiceren we via onze social mediakanalen? Wie heeft er eigenlijk allemaal toegang tot Facebook, Twitter en website? Kunnen we snel schakelen? En bereiken we al onze leden dan?' 

'Kortom, we kunnen wat voorbereiden en afspraken maken over procescommunicatie. Het gaat om maatregelen op de korte termijn, laten we komende week de bestuursvergadering afwachten voor de lange termijn. Meer kunnen we nu niet. We weten niet het wat, maar wel dat...’
De communicatiecommissie maakt alvast een berichtje, dat wordt gedeeld in de app. De strekking is duidelijkheid, benoemen hoe het is, rust creëren en in ieder geval al aangeven wat er gaat gebeuren als het gaat om het proces. Die info kun je altijd geven.  

De bestuursleden stemmen er mee in, de voorzitter is het eerste aanspreekpunt. Er wordt gekozen voor een nieuwsflits, die daarna meteen gedeeld wordt op de social mediakanalen en vervolgens op de website komt. Snel schakelen is belangrijk voor de jeugdteams die op het punt staan om te gaan trainen. De jeugdvoorzitter seint de coördinatoren in, die op hun beurt de trainers via de app weer informeren om zo de ouders in kennis te stellen. Met andere woorden er is een tweede lijn. De lijn van de nieuwsflits en die van het kader van ieder jeugdteam. Op die manier is iedereen op een snelle manier op de hoogte. Beter twee keer geïnformeerd dan helemaal niet.

De praktijk

De bestuursleden zijn de hele dag aan het werk en krijgen zijdelings mee welke maatregelen het kabinet afkondigt om het Coronavirus in te dammen. ‘Zo zeg, dat is verregaand. Tja en wat nu? Hier moeten we wel wat mee? Maar wat? We moeten nu wat bedenken en nee dat gaan we zelf doen. Dat kunnen we. We hoeven niet te kijken naar andere verenigingen. Wel lastig dat we geen bestuurslid communicatie hebben. Belandt alles weer op het bordje van de voorzitter. Ach, daar zijn de eerste appjes al. Kan ik wel training geven? Gaat de jeugdbingo door en kan ik inkopen doen? Kan mijn zoontje veilig naar het sportpark? Wat gaat er nu gebeuren?’
‘Pfff wat een gedoe… Even mijn buurjongen bellen in de pauze van een belangrijke meeting. Hij doet tegenwoordig de Facebookpagina van de club. Handig en hij doet echt zijn best! Zet er maar op dat er geen trainingen zijn en dat de kantine dicht is. Maak er maar wat van, want ik heb nu geen tijd. Waarom belt nu net die ene coördinator? Ook dat nog. Ze heeft meer dan 100 appjes van ouders, trainers en leiders. Wat is het officiële standpunt van het bestuur? Dat komt zo op Facebook, ik kan wel even mijn appje doorsturen. Stuur dat maar rond. Ja die paar uitroeptekens maken het wel duidelijk toch? Dit komt toch wel geloofwaardig en goed over?’
‘Staat het er nu nog niet op? Weer die telefoon en al die appjes. Ik ben aan het werk… Zucht. Nu gaan de overige bestuursleden ook klagen dat ze van niks weten en overvallen worden. Ook dat nog. Dat wordt dinsdag een pittige bestuursvergadering…’

Er blijft mij een citaat bij.  Het is van Alexander Rinnooy Kan. “Wie denkt dat kennis duur is, weet niet wat domheid kost.”