Anker

Blog 209 - 24 april 2020

De 5 tips voor coronacommunicatie na een persconferentie

De eerste (domme) journalistieke vraag was dinsdagavond nog niet gesteld tijdens de persconferentie van Mark Rutte over de coronamaatregelen, of de voetbalgroepsapp kwam tot leven. Na een aantal weken vol met uitdagende challenges, was het ongehoord rustig geweest. Maar nu ontwaakten de appers uit de boze virusdroom: er mocht weer gesport worden, in dit geval gevoetbald. Overigens was niet iedereen meteen even enthousiast. Een ouder reageerde in twijfel en met terughoudendheid en weer een ander zei dat ze haar zoon een mondkapje ging voordoen.

Ik heb het nu over de groepsapp van mijn jongste zoon Tomas, die 11 jaar is. Voor zijn broer Olav van 13 jaar is het allemaal wat anders: sporten op 1,5 meter afstand. Hoe dan? Overigens had hij nog een goed punt: “Een aantal jongens in mijn team is 13 jaar, de meesten zijn 12. Hoe gaan we dat doen? Sommige niet op 1,5 meter en anderen wel?” Ik vond het een reële vraag.

Naast dat de ouders, trainers, leiders en spelers zelf actief werden, wilde iedereen meteen weten hoe dat nieuwe sport in zijn werk zal gaan, want ik heb het natuurlijk niet alleen over voetbal. Hoe gaat de club dat doen (we betalen wel contributie hè)? Moeten er fysieke maatregelen getroffen worden? Wat wordt er van het kader verwacht? Hoe gaan de trainingen eruitzien? Het mooie van dat laatste is dat ik op Twitter een oproep zag van een jeugdtrainer. Hij was op zoek naar suggesties, ideeën en voorbeelden en die kreeg hij ook. Maar daarover straks meer.

Ik durf wel te zeggen dat alles staat of valt met goede ledencommunicatie. Juist nu. In deze onzekere tijd, waarin we gewoon niet weten wat ons te wachten staat, willen we een houvast. Duidelijkheid, waar zijn we aan toe en hoe zit het nu precies? Communicatie als een soort anker. Een anker belet het afdrijven. Je ligt vast met een reden, vaak in veilige thuishaven.

Nog een feit: sportclubs hebben in de regel die ledencommunicatie niet goed voor elkaar. Sterker nog, ze hebben de communicatie niet of bar slecht geregeld. Dat is niet nieuw. In mijn blog getiteld zwembroek over Sportclub Communicatie wordt Sportclub Corona, wijd ik daar uitgebreid over uit. Mijn idee is dat sportverenigingen veel baat hebben om te weten wat communicatie allemaal inhoudt, wat dat betekent voor het eigen cluppie en hoe ze dat nu het beste kunnen organiseren.

Terug naar dinsdagavond. Ik zag op social media – en dat is goed hoor – meteen de nodige bedrijvigheid. Een aantal sportclubs had zitten meeschrijven met Ruttes betoog en maakte er in de avond direct melding van via de eigen social mediakanalen. Ik las een rugbyclub, een handbalbericht en de nodige voetbalclubs. Allemaal met de nodige informatie, zelf een berichtje van deze omvang: ‘Goed nieuws vanuit de overheid voor onze jeugd! Houd onze berichtgeving in de gaten. We komen op korte termijn met concreet nieuws’, is in ieder geval een teken van leven, duidelijk en altijd nog beter dan helemaal niets.

Wat mij wel opvalt, is de verscheidenheid in berichtgeving. Ik heb 5 tips hoe je dat als vereniging het beste kunt doen.

1. Denk eerst even logisch na voordat je bericht. Voor wie communiceer je? Voor je leden, maar voor welke? Is een algemeen bericht via social media de juiste manier? Of moet je doelgroepgericht informatie geven? Je kunt er voor kiezen om het eenmalig breed te doen, al was het alleen maar om te laten zien dat je er als vereniging mee bezig bent. Zoom daarna in op de doelgroep.
2. De overheid heeft een enorm aantal communicatiemensen in dienst, die communiceren zich in coronatijd helemaal de blubber. Maak daar gebruik van. Diezelfde vereniging die volstond met twee regels tekst, had er in dit overheidsdocument bijgevoegd. Dat stond om 19.15 uur al online (!) op rijksoverheid.nl. Een kwartier na aanvang van de persconferentie. Gebruik al die info.
3. Aansluitend op punt 2, waarom allemaal eigen berichten? Zelfgemaakt, overal een eigen saus overgooien en dan moet je ook nog wachten op een ‘ja’ van het bestuur. Beter goed gejat, dan slecht bedacht. Kijk om je heen. Vergeet alleen niet om je verenigingsnaam te veranderen.
4. Ledencommunicatie is in theorie intern, maar kies je voor social media, dan is het helemaal extern (Let op, niet iedereen doet aan social media, ook goed om over na te denken). De interne communicatie wordt vaak vergeten, degenen om wie het gaat weten net zoveel of weinig als een toevallige volger. Maar ik zag in de voetbalapp meteen al een vraag voorbijkomen voor de trainer, die terecht zei ‘ik weet zelf ook niet meer dan dat.’ Prima een extern bericht, maar besteed daarna meteen aandacht aan je eigen mensen. Zij moeten het doen.
5. Altijd en overal, welke onderneming, instelling of vereniging je ook bent: procescommunicatie kan altijd. Waar zit de club aan te denken? Hoe wordt er gecommuniceerd? Waar kunnen leden terecht met vragen? Wanneer valt er weer wat te melden? Juist nu we voorzichtig weer van kant kunnen om te gaan varen, hebben we dat anker nog steeds nodig.
    

Ik kwam dinsdagavond ook een heel goed voorbeeld tegen: MZPC De Reest oftewel de Meppeler Zwem (water)Polo Club. Meteen na de persconferentie stond er een uitgebreid artikel op de eigen website, wat daarna werd gedeeld op Facebook. (Kijk ook even naar de titelkeuze!)
Ik vond het een prima artikel, omdat het compleet en actueel was, maar vooral vanwege de toevoeging ‘Situatie voor MPZC de Reest.’ Om er maar even een communicatiekreet tegen aan te gooien: ‘what’s in it for me’?
Daarin werd niet alleen verwezen en gekeken naar de gemeente Meppel, maar er was ook een uitgebreid en uitgedacht pakket aan eigen veiligheidsmaatregelen te lezen. Tenslotte stond het artikel vol met procescommunicatie. Het werd het afgesloten met een heldere samenvatting, een beroep op iedereen (samen sporten, samen plezier en samen sterk) en riep het bestuur op tot interactie.

Trossen los voor dit bericht!