Beschuit

Blog 210 - 28 april 2020

Is powerpoint een krachtig communicatiemiddel?

Daar waar het vrouwelijk geslachtsdeel een miemel heet als tegenhanger van piemel, duivenmelken een megagrote sport is en waar ze bij de geboorte suikerbonen eten in plaats van beschuit met muisjes, daar waren ze afgelopen week nogal in het nieuws. Ik heb het natuurlijk over de Belgen.

België, het land dat al ruim 500 dagen zonder regering zit. Het record uit 2011 – 541 dagen zonder – komt zo steeds dichterbij. De Nationale Veiligheidsraad, onder leiding van tijdelijke premier Sophie Wilmès gaf vrijdag een persconferentie over de stand van coronazaken. En wat voor eentje. Eentje voor de geschiedenisboeken, zo stond volop te lezen op social media.

Dat had drie oorzaken: de persconferentie begon pas om 22.00 uur, duurde bijna een uur en er werden maar liefst 93 powerpointslides getoond. Met complete verhalen, onleesbaar en met fouten. “Zelden zo’n communicatieve ramp gezien als de persconferentie van de Veiligheidsraad”, twitterde televisieman Ruud Hendriks.

Jasper Mulder, onder meer auteur van Adformatie, wijdde er op onze Koningsdag (een koning hebben ze in België overigens nog wel) een artikel aan. Zijn samenvatting: “Op sociale media gingen de Belgische kijkers los op zoveel amateurisme. Dat ging met de nodige humor en schaamte. Er klopte helemaal niets van: twee gebarentolken die heel dicht bij elkaar hun werk deden, net zoals premier, vicepremiers en ministers die vlak naast elkaar achter de tafel zaten. Bovendien sprak de premier volgens veel Vlamingen onverstaanbaar Nederlands, was het sowieso een ratjetoe van talen, onleesbare opmerkingen, grafische probeersels en tikfouten.”

Mijn allereerste gedachte was, wat mogen wij in Nederland toch blij zijn met de persbijeenkomsten van Mark Rutte, Jaap van Dissel, Hugo de Jonge en niet vergeten doventolk Irma Sluis. Die gedachte heb ik niet alleen. Ik plaatste er eerder deze week een bericht over op LinkedIn. Een indirecte lofbetuiging aan Rutte en cs, want ga er maar aan staan. Heel het land let op je. Elk woord, elke stilte en elke zucht wordt gewikt, gewogen, geroemd of gekapitteld. Bijna 900 mensen bekeken mijn berichtje en een aantal toonde hun waardering, onder wie Monique Somers (kent u haar nog, oud-weervrouw van het KNMI?) en Bram van Polen. Inderdaad, de aanvoerder van PEC Zwolle met zijn veel besproken coronavideo.

Terug naar onze zuiderburen. Premier Sophie Wilmès, zij studeerde onder meer toegepaste communicatiewetenschappen en de minister-presidenten Jan Jambon, Elio Di Rupo en Pierre-Yves Jeholet namen het woord. Zelf heb ik alleen het begin van de persbijeenkomst gekeken en dat kwam omdat het inderdaad onverstaanbaar was.
De enige die zich redde was Oliver Paasch. Hij vertegenwoordigt de Duitstalige gemeenschap in Oost-Wallonië. Volgens het Nieuwsblad deed hij het goed: Paasch kreeg drie minuten spreektijd en sprak zonder powerpoint-presentatie. “Misschien wel de reden waarom zijn speech vlotter verliep”, concludeerde de krant.

Ach powerpoint. Wie is er niet groot mee geworden? Mijn zoontjes gebruiken het voor hun algemene schoolwerkstukken over Brazilië (een 8,5 voor Tomas) en het klimaat in Salzburg (vrije opdracht aardrijkskunde, maar waarom in vredesnaam Salzburg, Olav?) en woensdagavond bestaat de allereerste Be Quick’28 Recreanten 3 online (voetbal)quiz uit een aantal powerpointslides. (Aanmelden kan via het Facebookevent)

Het is een prima communicatiemiddel, laat dat duidelijk zijn, maar er zijn natuurlijk wel een aantal spelregels aan verbonden. Ik geef er vijf.

1. Powerpoint met mate. Ooit volgde ik een bijeenkomst over voetbalscouting, gegeven door oud-prof Henk Grim. De topschutter van weleer was nooit de snelste, maar het lukte hem toch om ons razendsnel een slide of 300 voor te schotelen. En dat in dezelfde tijd als de persconferentie van de Nationale Veiligheidsraad. Hoera Henk!
2. Schrijf korte zinnen, steekwoorden of belangrijke zaken op een slide. Geen lange verhalen, complete alinea’s en gebruik ook geen palet aan kleuren, tekens en geluiden.
3. Zorg dat je tekst leesbaar is. Voor, midden en achter in de zaal. Zet niet het allerbelangrijkste van je boodschap onderin. Zul je net zien, belet dat coronakapsel van de man twee rijen voor je, jouw goede uitzicht.
4. Besteed aandacht aan de lay-out. Niet te druk, geen zogenaamde creatieve overgangen die je van alle kanten om de oren vliegen, maar zorg voor zo weinig mogelijk afleiding, een passende afwisseling tussen beeld en tekst en wees de hele presentatie consequent als het gaat om je vormgeving.
5. Pretest. Is alles te lezen, ben je verstaanbaar en werkt de techniek?
    

Een powerpointpresentatie is ondersteunend, een geschikt communicatiemiddel en kan een onderdeel zijn van een persconferentie. Maar het moet niet leidend zijn, laat staan lijdend. Dat laatste gebeurde in België, want niemand praat nog over de inhoud, zelfs Wilmès niet.

Ik schreef in een eerder blog al vaker over de persconferentie. Eigenlijk is die informatie door de coronacrisis compleet achterhaald. “Het is een communicatiemiddel dat je tegenwoordig niet veel meer ziet. Dat heeft een simpele reden. Het nieuws moet zo omvattend en grootst zijn, dat het kan en moet wachten. Als het al niet is uitgelekt, gedeeld of verspreid. Je moet dus echt enorm nieuwswaardig zijn. Dat is een hele kunst en zeker niet voor iedereen weggelegd.”

In deze coronatijd, zijn persconferenties wel degelijk enorm belangrijk. Ze zijn nieuwswaardig, massamediaal en het gaat over iets dat ons allemaal bezighoudt: volksgezondheid. Het wordt zelfs een beetje nationale televisie. Gauw onder de douche, natte haartjes, een bakje chips en iets langer opblijven.

Tenslotte, las ik op dezelfde Adformatiesite een artikel van Cecilia Keuchenius, sociaal psycholoog en gedragsdeskundige bij Motivaction. In ons land hebben we inmiddels evenveel gedragstherapeuten, als bondscoaches en virologen, maar ik vond haar veertien punten over de technieken die toegepast worden in de persconferentie van Rutte en cs, stuk voor stuk waar en waardevol.

Misschien had Rutte sommige elementen uit eerdere persbijeenkomsten nog moeten herhalen (complimenten en empathie) en had de zucht nog apart als vijftiende genoemd moeten worden, maar veertien punten volstaan toch ook? Sterker nog, logisch toch?