Chocolade

Blog 244 – 21 augustus 2020

Waarom toch een nieuwsbrief?

De scholen kennen weer hun aanvang, het sporten verlaat de startblokken weer en voordat we het weten, lijkt veel zo niet alles op het oude, vertrouwde leventje van weleer. Bijna alles dan, want corona zal nog wel zijn invloed hebben en houden. Dat betekent ook dat de organisaties, bedrijven en verenigingen hun eigen communicatiemiddelen weer optuigen. Verenigingsgidsen, gewijzigde en nieuwe appgroepen (waarom word ik toegevoegd?) en nieuwsbrieven, het komt allemaal op mij af. Zit ik erop te wachten?

Ik niet en ik niet alleen. Neem nu de nieuwsbrieven. Ongeveer 18 procent opent ‘m echt. De succesfactor ligt globaal tussen de 15 en 25 procent. Ik vind dat maar wat weinig.

Laatst kreeg ik een verzoek van een klant. Of ik wilde adviseren over het maken van een nieuwsbrief? Ja hoor. Vooropgesteld een nieuwsbrief kan best goed zijn werk doen, maar dan moet het wel goed gebeuren. Waartoe is jouw nieuwsbrief op aard? Bepaal dat eerst. Dat is duidelijk voor de lezer, maar ook voor jezelf. Zelf ben ik positief-kritisch.

Er zijn zoveel nieuwsbrieven en de naam zeg het al; er moet nieuws instaan. Is het niet gewoon een verzamelplaats van berichten die al op de website en op je social mediakanalen hebben gestaan? Is dat dan nieuws? Denk goed na over de onderwerpregel en je eerste zin. Kom terzake, verras de lezer en stel in je openingszin bijvoorbeeld een persoonlijke dan wel actuele vraag.

Je kunt niet twee keer per jaar een nieuwsbrief sturen. Ook niet als je maar twee keer per jaar iets te melden hebt, want dat is dan de conclusie van in dit geval de afzender. Die vindt blijkbaar dat hij twee keer per jaar iets te melden heeft. Noem het dan informatiebulletin, infomagazine of wat dan ook. Maar geen nieuwsbrief. We noemen het wel heel snel nieuwsbrief, is het niet?

Over de lezer gesproken. Is er een behoefte aan een nieuwsbrief of is het enkel een wens vanuit de organisatie? Misschien goed om dat na te gaan. Dat kan door relaties te vragen of ze iets missen in de informatievoorziening vanuit het bedrijf of vereniging. Meer meten is meer weten.

Wat de frequentie, vulling en verschijning betreft. Het gros van de nieuwbrieven gaat ten onder, omdat er geen tijd is voor het maken ervan, de deadlines niet gehaald worden, de verschijningsdag zomaar opschuift, eenmaal in de twee weken veel te ambitieus is, er aan het begin veel aanbod is, maar dat die bron al snel opdroogt. Voordat je het weet wordt het twee keer in de maand, maandelijks of nog minder vaak.
Wat de verschijning betreft, denk daar ook even letterlijk aan. Het oog wil ook wat. Vaste rubrieken, passende lay-out en een mooi uiterlijk, dragen bij tot herkenbaarheid en identificatie. De mogelijkheden zijn enorm, binnen handbereik en hoeven niet duur te zijn.

Maar het begint en eindigt allemaal met de inhoud, de tekst, kortom het leesvoer. Zorg ervoor dat je er chocolade van kan maken. Het begin is meestal nog wel hoopvol. De een na de andere kopij komt niet binnen, nee, het stroomt de nieuwsbrief binnen. Zoveel aanbod, dit kan niet waar zijn. Waar te beginnen? Nog een pagina, het houdt maar niet op.

Wees gerust, het houdt wel op. Tenminste in heel veel gevallen. De nieuwsbrief bevat de tweede keer ineens veel minder kopij. De stroom is een kabbelend beekje geworden of nog erger; drooggevallen. Natuurlijk kun je beginnen te schrijven dat de vorige nieuwsbrief een knaller was!!! En iedereen enthousiast was en jij toch ook??? Maar als het resultaat de tweede keer gehalveerd wordt, geldt dat dan ook niet voor het enthousiasme van de lezer?

Bij een nieuwsbrief denken we al snel aan alleen tekst. Dat is terecht (zie hierboven) maar je teksten kunnen nog zo briljant zijn, als de foto’s er niet zijn of de kwaliteit ervan zwaar tegenvalt, dan gaat je nieuwsbrief met een simpele muisklik naar de prullenbak. Te vaak wordt niet of te laat nagedacht over fotografie. Er is geen foto, de foto’s die aangeleverd worden zijn niet bruikbaar of de mensen die in het verhaal opgevoerd worden, staan niet op de foto.

Stel, ik ben toch in vervoering geraakt door een nieuwsbrief en ik wil meer informatie. Dan zijn contactgegevens wel handig. Net zoals ik de frequentie wil weten. Wanneer verschijnt de volgende nieuwsbrief? En dan niet in het najaar, maar een exacte datum. Wat daarbij belangrijk is… Kom je afspraak na. Om nou je volgende nieuwsbrief te beginnen met: ‘’Helaas is de vorige nieuwsbrief niet op tijd verschenen, maar het goede nieuws (!) is, hij is er nu wel!!!!’ Dat wil je ook weer niet. Toch?

Tenslotte, één van de grootste nadelen van de nieuwsbrief is het verschil in schrijfstijl en opmaak. Die ene acteur schrijft ingetogen, de ander allesbehalve dat. Die gaat schreeuwen. Vetgedrukt, uitroeptekens en een constant appèl doen op de lezer, maken het alleen nog maar erger.
Het is de kunst en de meerwaarde om er een eenduidige schrijfstijl van te maken. Dat kost enorm veel tijd, maar is meteen een leermoment. Voed je correspondenten zo op dat je ze ruwe en relevante informatie aanleveren, waar jij mee verder kan. En zorg voor een steengoede eindredacteur.  

Nogmaals, ik ben niet tegen nieuwsbrieven, helemaal niet, maar doe het goed of doe het niet. Het kost veel tijd/geld en het levert soms maar bar weinig op. En oh ja…zorg voor een afmeldknop. Is die goed vindbaar en kost het uitschrijven ook niet al te veel moeite, dan kweekt dat toch een soort van goodwill en vertrouwen bij mij. Wie weet doe ik dan wellicht een keer zaken met je.