Meermaals-158

07-08-2024

Wordt weer een baas in je eigen mailbox

Augustus is de oogstmaand, de achtste maand en ook de maand waarin de meesten van ons weer aan het werk gaan. Thuis, hybride of standaard op de zaak. Business as usual. Of wordt dit dan HET moment om het nu dan echt anders te gaan doen? En dan ook echt? Zo van augustus 2024, weet je nog?

Ik gok van niet.

Wat ook niet anders gaat worden, is die dekselse e-mailbox. Kon je vroeger nog gered worden door dat je opslag misschien vol was, tegenwoordig kom je daar niet mee weg. Maar hoe word jij nu (weer) baas in eigen box?

Vloek zucht

Laat ik maar direct duidelijk zijn. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. Ik heb dat ook nooit begrepen. Echt niet. En ik heb ze gezien hoor. Honderden ongelezen of niet verwerkte mails in de box van de collega. Inclusief een vloek, zucht en een dappere poging om de brij weg te werken.

De adviezen hoe om te gaan met overlopende mailboxen, gaan vaak over dat je niet steeds moet gaan kijken, lezen en dus ook niets moet doen. Mailloze vrijdag, of de kwartaal mailopschoondag of ‘Ik streef ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen’, lees ik met enige regelmaat.

Werkt niet

Dat werkt niet. Voor mij niet en ik kan mij ook niet voorstellen dat het voor anderen wel prettig is om steeds de teller van mails op te zien lopen. En dan op het ultieme moment meteen in staat zijn – lees capabel genoeg te zijn – om dan wel alle mails te verwerken. Alsof het dan gemakkelijker wordt of minder tijd kost?

Mijn handvol gouden – dat woord kan nu toch wel – tips om je mailbox overzichtelijk te houden. Om een baas te worden én te blijven in je eigen box. Werken ze ook voor jou?

• Gebruik elk moment van de dag om je mailbox bij te houden. Schoon op, deel in, beantwoord of archiveer. Dat kan prima via laptop of op je mobiel. Kortom, altijd en overal.
• Bedenk dat je het zelf ook prettig vindt om tijdig antwoord te krijgen. Wil je zelf weken wachten op antwoord? Kun je antwoorden, antwoord dan. Binnen één week is echt de max.
• Rubriceer zoveel mogelijk en sluis mails weg naar een archief. Ik ben juist een voorstander van zoveel mogelijk mappen. Weet je niet waar je je mails naar toe moet slepen, omdat ze niet passen in een map? Houd dan de naam zo algemeen mogelijk. Diversen bijvoorbeeld.
• Bepaal waarvoor je de inbox gebruikt. Wat is de functie? In mijn inbox zitten alleen mails waar ik nog wat mee moet. Een actie, een afspraak of iets anders. Is het afgerond? Dan naar een map of verwijderen. Een lege inbox is onzin.
• Mail is zo gangbaar in ons doen en laten en heeft ook zoveel voordelen. Dus weg met de stelling, dat we minder moeten mailen. Mail gewoon goed, net als het schrijven van een brief of het voeren van een telefoongesprek.

Niet bellen

Heb je andere en betere tips, wil je meer weten over mail en hoe ik dat doe? Mail mij gerust en vanwege mijn nu nog vakantie, mij niet bellen hoor…