Meermaals-166

02-10-2024

Schrijf jij het weleens met woorden?

Je ziet het steeds minder. Of moet ik zeggen, je leest het steeds minder. En dat is ontzettend jammer. Wanneer heb jij voor het laatst een persoonlijke brief gekregen? Eentje die echt alleen voor jou bestemd was?

Het was zeker niet mijn moeilijkste klus en ook niet de best betaalde. De leukste? Dat komt meer in de richting. En wat zeker zo was, hij zat vooraan in de ordeportefeuille van Mediabureau MEER, want het was ergens in 2018.

Geen loftrompetrede

Een persoonlijke brief schrijven voor een directeur van een klein bedrijf in de aandrijftechniek die afscheid nam. Hij wilde geen receptie staand achter een tafel, mensen in een lange rij of geblaas van een of andere loftrompetrede. De scheidende voorman wilde iedereen in het bedrijf een brief schrijven. Gemaakt door mij, net geen A4’tje, zodat hij er nog iets heel persoonlijks aan kon toevoegen. Na een zeer onderhoudend gesprek van een uur, het maken van zowel een brief voor personeel als voor wereldwijde relaties, belde hij mij persoonlijk op om mij hartelijk te bedanken.

De brief. Wat een geweldig communicatiemiddel. Iemand die persoonlijk moeite doet, enkel en alleen voor jou en dat jou toevertrouwt. Hoe mooi is dat? Om de een of andere reden juist in deze tijd. Ik maak mijn punt met deze Meermaals: dat moeten we veel vaker doen. En dan gaat het mij niet om de vorm, dus of de kroontjespen knarsend over het papier ging, of de vulpen die eraan te pas moet komen? Nee het mag prima een getikt schrijven zijn. Het gaat om de inhoud, de aandacht, het extra.

Ingesleten vorm

En dat is meteen mijn grote bezwaar van veel logge bedrijven en grote organisaties. Zeker bij tal van HR-afdelingen. Er is een ingesleten vorm van routinematig handelen en vakonbekwame luiheid. Tijd, moeite en net dat stapje extra worden allemaal weggeorganiseerd of - gemoffeld. Stel je voor dat het persoonlijk wordt.
“We hebben zoveel kandidaten, die kunnen we echt niet persoonlijk berichten.” Of “Als we nu niet reageren, dan weten de meeste mensen wel dat we de procedure niet met ze voortzetten.” En zo kunnen we nog wel tal van slappe excuses opdreunen.

Ik snap het ook niet. Toen ik ooit bij de politie werkte, hadden we korpschef Pier Eringa voor de krasse uitspraken, waar we als afdeling voorlichting best weleens last van hadden, maar de simpele redenering van zijn tegenpool Wim Kleinhuis als plaatsvervangend korpschef, is mij misschien nog wel meer bijgebleven: ‘behandel in alles de ander zoals je zelf ook behandeld wilt worden.’

Wijzen uit het noorden

Je wilt toch ook niet een afwijsbriefje met L.S. erboven, of een naamloze aanhef? Of eentje die weken is blijven liggen, een boute weergave is van vier algemene regels, al mag je daar als het aan sommige ondernemingen of organisaties ligt, al blij mee zijn dus want die sturen niets.

Bij diezelfde politie en ook bij GGD GHOR Nederland, heb ik mij regelmatig bezig gehouden met sollicitatieprocedures. En dan vooral over de juiste communicatie, het benadrukken van empathisch denk- en doevermogen (de wijzen komen in dit geval uit het noorden) en het goede klantcontact. Dat was eigenlijk zo simpel als wat. En daarmee bedoel ik ook de bemoeienis van de afdeling communicatie met de – heel verrassend – communicatie van de sollicitatieprocedure.

Groep geschikten

Ik maakte standaardbrieven met algemene én persoonlijke info en aangezien je bij iedere sollicitant een plus- en een minlijstje aanlegt, werd die info in een paar regels toegevoegd aan die afwijzingsbrief. Een persoonlijke afwijzingsbrief dus. De groep geschikten werd gebeld, over persoonlijk contact gesproken. Die mogelijkheid kregen de afgewezenen ook: op een vastgesteld contactmoment persoonlijk verhaal kunnen halen én krijgen. Oftewel een telefonisch spreekuur.

Mijn moraal is ook zo simpel als wat. De beste communicatie = persoonlijke communicatie. In een mail, telefoongesprek of mail. En iedereen kan het, zoals de Duitse schrijver en dichter Johann Wolfgang von Goethe ooit zei én schreef: “Schrijf zoals je zou praten en je zult een goede brief schrijven.”