Meermaals 195

23-04-2025

Wordt jouw mail ook verwijderd?!!

Deze periode is het weer zover. We hebben en masse vakantie. Pasen, Koningsdag, 5 mei. Het kan niet op. Nou, dat is niet helemaal waar.

Dat je als zzp’er moet wachten op een declaratie van maart, die begin april is ingediend en die pas (hopelijk) 6 mei betaald wordt vanwege vakantie, vind ik op en top meer dan matig. Laat ik het daar maar ophouden. 
Voordat ik het weet, verzand ik weer in een klaagzang over feestelijke ploegen- en feestdagentoeslag, driedubbele overwerkuitbetalingen of gewoon een dikke vete megabonus, omdat het kan en mag. 

Afwezigheidsmelding

Maar daar gaat deze MEERMAALS allemaal niet over, wel over zet je ’m aan of laat je het lekker gaan. De afwezigheidsmelding, want daar gaat deze blog dus over. 
Wat moet je toch vooral niet vergeten als je een paar dagen (weken?) niet op kantoor bent? Een opgeruimd bureau, je laptop mee naar huis of veilig opbergen en je to do lijstje afwerken. Dat kan, maar waar je echt aan moet denken is je afwezigheidsmelding alias afwezigheidsassistent of zoals Outlook het blijkbaar tegenwoordig noemt: automatisch antwoorden. 

Gewaardeerde

Bij de politie en GGD behoorde dat tot één van mijn taken. De afwezigheidsmelding. Nou, beter gezegd een taak van de afdeling communicatie in het kader van ongevraagd advies geven. Met een gewaardeerde collega hielden wij een beetje bij, welke wonderlijke, opzienbarende en ronduit schrijnende voorbeelden we voorbij zagen komen, onlangs kwam ik er ook weer eentje tegen: “Tot 3 juni ben ik op vakantie.” Einde mededeling. Ik vond ‘m voor een communicatieprofessional niet sterk.

Klassiek gevalletje

Als afdeling ging het ons om de collega’s het belang van een juiste melding onder de aandacht te brengen. Je hebt als GGD’er contact met vele partijen, van VNG, tot diverse ministeries en van de GGD’en in het land tot RIVM. Hoe professioneel, klantgericht en informatief (communicatie is voor 90 procent informeren, ik blijf erbij) wil je als organisatie zijn. Het was eigenlijk een klassiek gevalletje van waar het in het communicatievak allemaal omdraait: kennis, houding en gedrag. 

Machtsvertoon

Tot zover de theorie. In de praktijk stuitten we vaak op deze drie fouten:
1)    Wat heeft een externe partij te maken met of je geniet van een welverdiende vakantie? Met jouw zogenaamde humor? Of iets intern bijvoorbeeld dat die mail naar die collega moet en dat mailtje juist naar die en als je het niet weet je die ene collega kunt mailen? Houd het overzichtelijk.

2)    Spelfouten (‘Ik wordt vervangen door…), verkeerde data (afwezig van 18 april 2025 tot dinsdag 6 mei 2024) of fouten in de eigen naam. Dat kan dus echt niet, maar het gebeurt. 

3)    Denk tot slot even na over je zorgvuldig gefabriceerde melding. Als jij ‘m zo zou krijgen, hoe komt die dan over? Hoe lees jij de melding? Het gaat dan met name over de (machtsver)toon. ‘Je mail wordt NIET doorgestuurd!!!! Of nog erger (waar gebeurd of is het gebeurt?) ‘uw mail wordt verwijderd!!!’ Alsof je een doodzonde begaat door een mail te sturen door bibberend met je vinger én met je ogen dicht, op de Enterknop te drukken. Dat kan echt niet. En wat eigenlijk ook niet kan, is geen afwezigheidsmelding. 

Weten hoe het wel moet? Dit lijstje fungeert nog steeds prima. Mocht je kant en klare teksten willen voor zowel je interne als externe afwezigheidsmelding, mail mij dan. Dan krijg je de komende tijd zowaar ook een – hopelijk aansprekende - afwezigheidsmelding…