Meermaals 199
21-05-2025
Hoe lang wil jij wachten totdat jouw mail wordt beantwoord?
“Bedankt voor uw email. Wij streven ernaar om uw bericht te beantwoorden binnen 10 werkdagen. Bedankt voor uw begrip.” Nadat ik bedrijf B had gemaild, kreeg ik dit automatische antwoord. Ik ben er stil van. Beduusd. Dat ook. 10 werkdagen, dus als je op zaterdag de eerste van de maand mailt, moet je hopen dat je op vrijdag de 14e antwoord krijgt. Dit kan toch niet?
Niets te maken
En nee, ik heb er geen begrip voor. Dit is gewoon een sterk of beter slap staaltje van je afzender niet serieus nemen. Een gele kaart voor ‘ik ben te druk om mijn mail te lezen’ en een tweede gele dus rood voor ‘ik was er nog niet aan toegekomen.’ Waarom zijn heel veel ondernemers toch zo slordig met het tijdig beantwoorden van hun mail? Voor de goede orde en lieve vrede, bovenstaand voorbeeld heeft niets te maken met mijn Mediabureau MEER werk. Maar toch. Ik vind het een service van -10.
Eerlijk gezegd, snap ik het ook niet. Bedrijven, organisaties en instellingen gaan prat op hun stukje service, persoonlijke aandacht en het wapperen van de klant-is-koning-vaandel. Maar ondertussen stapelen de mails zich op. Blijkbaar komt het nog steeds voor en is er weinig van geleerd. Ik mag graag verwijzen naar Frankwatching en een bericht uit 2016 (!) over e-mail etiquette en dat blijft best interessant om te lezen.
Vloek en zucht
Laat ik maar direct duidelijk zijn. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. Ik heb dat ook nooit begrepen. Echt niet. En ik heb ze gezien hoor. Honderden ongelezen of niet verwerkte mails in de box van de collega. Inclusief een vloek, zucht en een dappere poging om de brij weg te werken.
Laatst zag ik nog een screenshot op whatsapp voorbijkomen van een oud-collega met de teller in de e-mail box van ongelezen berichten op meer dan 3600. Nu zal het best zo zijn dat ze niet allemaal ongelezen zijn, maar feitelijk is er niets meegedaan.
Niets moet doen
De adviezen hoe om te gaan met overlopende mailboxen, gaan vaak over dat je niet steeds moet gaan kijken, lezen en dus ook niets moet doen. ‘Ik streef ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen’, lees ik overal.
Dat werkt niet. Voor mij niet en ik kan mij ook niet voorstellen dat het voor anderen wel prettig is om steeds de teller van mails op te zien lopen. En dan ook meteen in staat zijn – lees capabel genoeg te zijn – om dan wel alle mails te verwerken. Alsof het dan gemakkelijker wordt?
5 tips
Ik heb 5 tips om een baas te worden én te blijven in je eigen box. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. En dat komt omdat ik een handvol tips gebruik om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Werken ze ook voor jou?
- Gebruik elk moment van de dag om je mailbox bij te houden. Schoon op, deel in, beantwoord of archiveer. Dat kan prima via laptop of op je mobiel. Kortom, altijd en overal.
- Bedenk dat je het zelf ook prettig vindt om tijdig antwoord te krijgen. Wil je zelf weken wachten op antwoord? Kun je antwoorden, antwoord dan. Drie dagen is echt de max.
- Rubriceer zoveel mogelijk en sluis mails weg naar een archief. Ik ben juist een voorstander van zoveel mogelijk mappen. Weet je niet waar je je mails naar toe moet slepen, omdat ze niet passen in een map? Houd dan de naam zo algemeen mogelijk. Diversen bijvoorbeeld.
- Bepaal waarvoor je de inbox gebruikt. Wat is de functie? In mijn inbox zitten alleen mails waar ik nog wat mee moet. Een actie, een afspraak of iets anders. Is het afgerond? Dan naar een map of verwijderen. Een lege inbox is onzin.
- Mail is zo gangbaar in ons doen en laten en heeft ook zoveel voordelen. Dus weg met de stelling, dat we minder moeten mailen. Mail gewoon goed - desnoods met AI - en gangbaar net als het schrijven van een brief of het voeren van een telefoongesprek. Ik hoef als ik bel toch ook geen 10 werkdagen in de wacht te staan?
Heb je andere en betere tips, wil je meer weten over mail en hoe ik dat doe? Mail mij gerust, maar bellen mag ook hoor…