Meermaals 206

09-07-2025

Wil jij wel dat jouw mail verwijderd wordt?

Dit weekend is het weer zover. Althans in de regio Noord. We're gonna ring ranga dong for a holiday. Oftewel het is officieel zomervakantie. Meteen een duivels en deksels dilemma. Zet je ’m aan of laat je het lekker gaan? De afwezigheidsmail, want daar gaat deze blog dus over.

Wat moet je toch vooral niet vergeten als je op vakantie gaat en dus niet op kantoor bent? Een opgeruimd bureau, je laptop mee naar huis of veilig opbergen en je to do lijstje afwerken. Dat kan, maar waar je echt aan moet denken is je afwezigheidsmelding alias automatisch antwoorden.

Schrijnende voorbeelden

Bij de politie en GGD behoorde dat tot één van mijn taken. De afwezigheidsmelding. Nou, beter gezegd een taak van de afdeling communicatie in het kader van ongevraagd advies geven. Met een gewaardeerde collega hielden wij een beetje bij, welke wonderlijke, opzienbare en ronduit schrijnende voorbeelden we voorbij zagen komen. Niet zo gek lang geleden kwam ik er ook weer eentje tegen: “Tot 3 juni ben ik op vakantie.” Einde mededeling. Ik vond ‘m voor een communicatieprofessional niet sterk.

Als afdeling ging het ons om de collega’s het belang van een juiste melding onder de aandacht te brengen. Je hebt als GGD’er contact met vele partijen, van VNG, tot diverse ministeries en van de GGD’en in het land tot RIVM. Hoe professioneel, klantgericht en informatief wil je als organisatie zijn. Het was eigenlijk een klassiek gevalletje van waar het in het communicatievak allemaal omdraait: kennis, houding en gedrag.

Schrijf menselijk maar

Nu zag ik recent al wat posts voorbijkomen met de nodige adviezen – voor de mijne lees gerust verder – maar eentje sprong er voor mij uit. ‘Schrijf menselijk’. Natuurlijk, daar ben ik niet op tegen, maar het kan ook doorslaan.

Want wat heeft een externe partij te maken met of je geniet van een welverdiende vakantie? Waar en met wie en wat je allemaal gaat doen of ondernemen, ha, ha? Met jouw zogenaamde humor? Alinea’s aan tekst? En je tig uitroeptekens?

Houd het niet zo zeer zakelijk, maar vooral informatief en wees duidelijk. Dat de lezer na een paar tellen weet dat je er niet bent, waar hij of zij met zijn mail naar toe moet en dat is het. De zinnen ‘je mail wordt NIET doorgestuurd!!!!’ Of nog erger: ‘uw mail wordt verwijderd!!!!’ mogen subiet in de prullenbak. Met de beste wil van de digitale wereld kan ik niet verzinnen wat daar behulpzaam, menselijk en klantvriendelijk aan is.
Deze las ik onlangs. Die vond ik stiekem wel weer leuk: ‘uw bericht wordt naderhand gelezen.’

Top 3

Mijn top 3 hoe het wel zou kunnen. Tip 0 is trouwens zet je afwezigheidsmelding aan.

1. Geef aan dat je in verband met vakantie afwezig bent en begin daar ook mee. Noem dagen (!), de juiste datum en wanneer je weer aan het werk bent. Wees duidelijk met de woorden tot en tot en met. Als je schrijft ‘Van maandag 14 juli tot vrijdag 1 augustus heb ik vakantie en ben ik niet aan het werk.’ Dan werk je vrijdag 1 augustus dus.
2. Geef de mailer een duidelijk handelingsperspectief. Dus niet dat die mail naar die collega moet en dat mailtje juist naar die en als je het niet weet je die ene collega kunt mailen? Houd het helder, overzichtelijk en… informeer die collega ook dat hij/zij jouw mail erbij krijgt.
3. Voeg de data van je afwezigheid ruim voor je vakantie alvast toe aan je digitale handtekening. Op het moment dat je je afwezigheidsmelding aanzet, mag je ervanuit dat meerdere mensen al op de hoogte zijn.

Kan echt niet

Tot slot, spelfouten (‘Ik wordt vervangen door…), verkeerde data (afwezig van maandag 14 juli mei 2025 tot zaterdag 1 augustus 2024) of fouten in de eigen naam. Dat kan dus echt niet.. En wat eigenlijk ook niet kan, is geen afwezigheidsmelding.

Nog meer weten? Dit lijstje is prima, actueel en van alle tijden. Mocht je kant en klare teksten willen voor zowel je interne als externe afwezigheidsmelding, mail mij dan. Dan krijg je nu nog gewoon antwoord en geen afwezigheidsmelding…