Meermaals-29
16 februari 2022
Vorige week liet ik in Meermaals mijn gedachten de vrije loop over het geven van een mailtraining. Over mailen en gemaild worden. Baas in eigen box, dus hoe voorkom je dat je onder de doordenderende mailtrein komt? Maar ook, hoe stel je een zakelijke mail op? Wanneer mail je? En wat verwacht je van de ontvanger? Iedereen heeft het ermee te maken. Kortom. Koning, keizer, admiraal, mailen doen we allemaal.
Cirkel
En wat mooi dat mijn gefilosofeer concreet aan het worden is. Ik sprak afgelopen week met een manager die mijn opzet wel ziet zitten. Even serieus met zijn team mailzaken bespreken. Niet te lang, niet te moeilijk, wel serieus en uiteraard handzaam. Het eerste voorstel staat al geduldig op papier, wat data met een cirkel in de agenda en nu gaan we al mailend er een leerzame bijeenkomst van maken.
Tot die tijd – en beloofd is beloofd – zou ik nog 5 tips delen om een baas te worden én te blijven in je eigen box. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. En dat komt omdat ik een handvol tips gebruik om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Werken ze ook voor jou?
- Gebruik elk moment van de dag om je mailbox bij te houden. Schoon op, deel in, beantwoord of archiveer. Dat kan prima via laptop of op je mobiel. Kortom, altijd en overal.
- Bedenk dat je het zelf ook prettig vindt om tijdig antwoord te krijgen. Wil je zelf weken wachten op antwoord? Kun je antwoorden, antwoord dan. Binnen één week is echt de max.
- Rubriceer zoveel mogelijk en sluis mails weg naar een archief. Ik ben juist een voorstander van zoveel mogelijk mappen. Weet je niet waar je je mails naar toe moet slepen, omdat ze niet passen in een map? Houd dan de naam zo algemeen mogelijk. Diversen bijvoorbeeld.
- Bepaal waarvoor je de inbox gebruikt. Wat is de functie? In mijn inbox zitten alleen mails waar ik nog wat mee moet. Een actie, een afspraak of iets anders. Is het afgerond? Dan naar een map of verwijderen. Een lege inbox is onzin.
- Mail is zo gangbaar in ons doen en laten en heeft ook zoveel voordelen. Dus weg met de stelling, dat we minder moeten mailen. Mail gewoon goed, net als het schrijven van een brief of het voeren van een telefoongesprek.
Heb je andere en betere tips, wil je meer weten over mail en hoe ik dat doe? Mail mij gerust, maar bellen mag ook hoor…