Meermaals-53

03 augustus 2022

Heb het lef eens om te mailen

Ik heb het er al opzitten, maar voor velen geldt: augustus = oogstmaand. Oftewel vakantie. De deur van het kantoor voor even in het slot. Of zijn de meeste medewerkers in loondienst nog helemaal niet op de zaak geweest? Ik heb eigenlijk geen idee, maar of je nu weer op je vertrouwde werkplek zit of staat, of nog gewoon thuiswerkt, een afwezigheidsmail kan over en altijd.

Want daar gaat deze blog dus over. Wat moet je toch vooral niet vergeten als je een paar dagen niet op kantoor bent? Een opgeruimd bureau, je laptop mee naar huis of veilig opbergen en je to do lijstje afwerken. Dat kan, maar waar je echt aan moet denken is je afwezigheidsmelding alias afwezigheidsassistent of zoals Outlook het blijkbaar tegenwoordig noemt: automatisch antwoorden.

Bij de politie en GGD behoorde dat tot één van mijn taken. De afwezigheidsmelding. Nou, beter gezegd een taak van de afdeling communicatie in het kader van ongevraagd advies geven. Met een gewaardeerde collega hielden wij een beetje bij, welke wonderlijke, opzienbare en ronduit schrijnende voorbeelden we voorbij zagen komen, onlangs kwam ik er ook weer eentje tegen: “Tot 8 augustus ben ik op vakantie.” Ik vond ‘m voor een communicatieprofessional niet sterk.

Als afdeling ging het ons om de collega’s het belang van een juiste melding onder de aandacht te brengen. Je hebt als GGD’er contact met vele partijen, van VNG, tot diverse ministeries en van de GGD’en in het land tot RIVM. Hoe professioneel, klantgericht en informatief (communicatie is voor 90 procent informeren, ik blijf erbij) wil je als organisatie zijn. Het was eigenlijk een klassiek gevalletje van waar het in het communicatievak allemaal omdraait: kennis, houding en gedrag.

Machtsbestoon

Tot zover de theorie. In de praktijk kwam ik deze drie fouten het meest tegen:

• Wat heeft een externe partij te maken met of je geniet van een welverdiende vakantie? Met jouw zogenaamde humor? Of iets intern bijvoorbeeld dat die mail naar die collega moet en dat mailtje juist naar die en als je het niet weet je die ene collega kunt mailen? Houd het overzichtelijk.
  
  
• Spelfouten (‘Ik wordt vervangen door…), verkeerde data (afwezig van 30 juli 2022 tot dinsdag 24 augustus 2022) of fouten in de eigen naam. Dat kan dus echt niet, maar het gebeurt.
  
  
• Denk tot slot even na over je zorgvuldig gefabriceerde melding. Als jij ‘m zo zou krijgen, hoe komt die dan over? Hoe lees jij de melding? Het gaat dan met name over de (machtsbe)toon. ‘Je mail wordt NIET doorgestuurd!!!! Of nog erger (waar gebeurd) ‘uw mail wordt verwijderd’. Dat kan echt niet. En wat eigenlijk ook niet kan, is geen afwezigheidsmelding.
  
  

Weten hoe het wel moet? Dit lijstje is prima. Mocht je kant en klare teksten willen voor zowel je interne als externe afwezigheidsmelding, mail mij dan. Dan krijg je tot eind deze week een afwezigheidsmelding én een antwoord...