Meermaals-88

05-04-2023

Waarom een overvolle mailbox meer dan prima is

Eens in de zoveel tijd, ploft die weer op. Worden we keihard geconfronteerd met de nietsontziende waarheid. De gestoten neus waarmee we op de feiten worden gedrukt. Ik heb het natuurlijk over onze overvolle mailbox.

Bij Frankwatching openden ze er deze week mee. De 5 tips voor focus. Daar kom ik zo op terug. Eerst maar eens even hun inleiding, waar de juiste verwijzingen naar de diverse onderzoeken ook in staan: “Gemiddeld zijn werknemers 3 uur per dag kwijt aan hun e-mail. In elke volle werkweek gaan er dus bijna 2 werkdagen op aan de inbox (!). Tijd die vast beter besteed kan worden. Mails, appjes en berichten houden ons van ons werk. Per uur worden we gemiddeld 11 keer afgeleid. En wat blijkt? Je hebt gemiddeld 8 minuten nodig om je weer volledig te focussen op waar je mee bezig bent.”

Brij weg te werken

Die laatste zin verbaast mij nog het meest en vormt meteen de brug naar mijn verhaal. Laat ik maar direct duidelijk zijn. Ik heb en had nooit last van een uitpuilende e-mailbox. Sterker nog, ik heb dat ook nooit begrepen. Echt niet. En ik heb ze gezien hoor. Honderden ongelezen of niet verwerkte mails in de box van de collega. Inclusief een vloek, zucht en een dappere poging om de brij weg te werken.

Laatst zag ik nog een screenshot op whatsapp voorbijkomen van een oud-collega met de teller in de e-mail box van ongelezen berichten op meer dan 3600. Nu zal het best zo zijn dat ze niet allemaal ongelezen zijn, maar feitelijk is er niets meegedaan.

Paar keer te openen

De adviezen hoe om te gaan met overlopende mailboxen, gaan vaak over dat je niet steeds moet gaan kijken, lezen en dus ook niets moet doen. ‘Ik streef ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen’, lees ik overal.

Dat werkt niet. Voor mij niet en ik kan mij ook niet voorstellen dat het voor anderen wel prettig is om steeds de teller van mails op te zien lopen. En dan ook meteen in staat zijn – lees capabel genoeg te zijn – om dan wel alle mails te verwerken. Alsof het dan gemakkelijker wordt?

Mijn 5 tips

Ik heb ook 5 tips om een baas te worden én te blijven in je eigen box. Oud en vertrouwd. Werken ze ook voor jou?

1. Gebruik elk moment van de dag om je mailbox bij te houden. Schoon op, deel in, beantwoord of archiveer. Dat kan prima via laptop of op je mobiel. Kortom, altijd en overal.
2. Bedenk dat je het zelf ook prettig vindt om tijdig antwoord te krijgen. Wil je zelf weken wachten op antwoord? Kun je antwoorden, antwoord dan. Binnen één week is echt de max.
3. Rubriceer zoveel mogelijk en sluis mails weg naar een archief. Ik ben juist een voorstander van zoveel mogelijk mappen. Weet je niet waar je je mails naar toe moet slepen, omdat ze niet passen in een map? Houd dan de naam zo algemeen mogelijk. Diversen bijvoorbeeld.
4. Bepaal waarvoor je de inbox gebruikt. Wat is de functie? In mijn inbox zitten alleen mails waar ik nog wat mee moet. Een actie, een afspraak of iets anders. Is het afgerond? Dan naar een map of verwijderen. Een lege inbox is onzin.
5. Mail is zo gangbaar in ons doen en laten en heeft ook zoveel voordelen. Dus weg met de stelling, dat we minder moeten mailen. Mail gewoon goed, net als het schrijven van een brief of het voeren van een telefoongesprek.

Heb je andere en betere tips, wil je meer weten over mail en hoe ik dat doe? Mail mij gerust, maar bellen mag ook hoor…