Oerwoud

Blog 168 - 29 november 2019

Iedereen snapt dat een e-mailloze dag niet werkt

Wie er geen weet van heeft, heeft onder de spreekwoordelijke steen geleefd. Die heeft gewoon zitten tukken en suffen. Want overal en zelfs nergens zag je het wel voorbijkomen. Of je werd er ongewild, maar zeker niet onbedoeld op geattendeerd. Ik heb het natuurlijk over dat het vandaag e-mailloze vrijdag is.

Sinds 2013 kennen we dit in Nederland. De e-mailloze vrijdag. Jaarlijks de laatste vrijdag van november, al bestaat het in het buitenland al langer. “We willen mensen bewust maken van alle ellende en stress die e-mail veroorzaakt en hen uitdagen minder te e-mailen en op andere (echte) manieren met elkaar te communiceren”, aldus initiatiefnemers Annemiek Tigchelaar en Karen Visser op het internet. Er staat zelfs een telefoonnummer bij, ik gok van Annemiek (soort hulplijn voor verslaafden?) en… een e-mailadres. Best bijzonder. Ik heb meteen een mailtje gestuurd om haar te feliciteren met de e-mailloze vrijdag en haar geweldige initiatief. Oh wee, als ze vandaag vrijdag 29 november terugmailt.

Een andere vrouw, Japke ‘d Bouma ging deze week in haar column nog even te keer tegen het mailgedrag van velen. Uiteraard om aandacht te vragen voor de dag van vandaag. Maar wat houdt een dag niet e-mailen eigenlijk in? Hoe moet je dat voor je zien? En het allerbelangrijkste: word je daar een beter en blijer mens van?

Het grappige aan Japke is dat ze eerder – en dat zegt ze ook – een ode fabriceerde over mailen. “We moeten niet minder mailen, we moeten juist méér mailen. Mailen is de bloedsomloop van de kantoorjungle. De heerlijke heg voor de sociaal minder begaafden, de moeilijke praters, de uit-hun-mond-stinkers en breedsprakigen.”

Uiteraard bedoelde ze het niet zo. Net zoals je haar meest recente column ook vooral tussen de regels door moet lezen. Stop allereerst met cc’en! Dat is Japke’s grootste ergernis. Volgens haar doen collega’s dat om zich in te dekken (je wist het toch?) of indruk te maken op de baas (kijk eens wat ik allemaal gedaan heb of ik vind dat je dat moet weten).
Wat is er mis met cc’en? Je bent op de hoogte. Wees blij. Je wordt geïnformeerd. Is dat niet beter dan dat je van niets weet? Er zijn mensen die cc’tjes automatisch in hun prullenbak laten landen. En dat moet je dan accepteren of gewoonweg weten, zodat je diegene volgende keer apart of in de Aan adresbalk mailt?

Volgende puntje. Je mag je mail maar één keer per dag openen. Meer niet. Voor de rest aan het werk, hup! Alsof mailen geen werk is. Gaan we de telefoon ook eenmaal per dag opnemen? Of die collega die aan je bureau staat wegsturen, omdat je al aan je beantwoordtaks zit?
Of de dooddoener dat je maar minder moet mailen. Onder het mom, stuur je minder mail, dan krijg je ook minder mail. Word je daar dan rustig van en heb je meer tijd, of heb je juist het idee dat je overal achteraan moet en dat je bepaalde informatie juist had willen of moeten weten? Dat kost best veel energie toch?

Een oerwoud aan mappen, een gesleep van heb ik jou daar en toch altijd mails kwijt zijn. Blijkbaar nog zo’n ergernis. En dan ook nog zo’n ontplofte inbox vol met ongelezen mails, rode uitroeptekens en dito opvolgvlaggetjes.
Zo moeilijk is het allemaal niet hoor. Mappen zijn prima, per onderwerp of per naam, maar zorg ervoor dat je er ook eentje hebt die als vergaarbak dient. Noem die map algemeen, diversen of geef 'm desnoods je naam. Die ene mail die je zoekt, vind je steevast in die map. Kwestie van een beetje logisch nadenken, meer niet.
En gebruik je inbox als je to do list. Wat daarin staat, is niet zozeer een kwestie van dat moet ik allemaal nog doen. Help! Maar meer, het is nog niet afgerond. Je wacht nog op een vervolgactie of er moet nog iets anders gebeuren. Pas als dat gedaan is, kan de mail weg of naar een map gesleept worden. Handig toch?

Een e-mailloze vrijdag werkt natuurlijk niet. Dat snapt iedereen. We zijn veel te veel bevreesd dat we iets missen of dat het werk zich opstapelt als de dag zonder e-mail voorbij is. Het is puur een gedragsverhaal. Die verandering, want dat is het, moet vanuit ons zelf komen. Wat voor waarde hechten we eraan, wat hebben we er zelf aan en wat als anderen het niet doen, moet ik het dan wel doen? Werkt allemaal niet.

Ik ken oud-collega’s die er zo hun eigen draai aangaven. Aan dat hoe-ga-ik-zo-goed-mogelijk-om-met-mail? De ene zei doodleuk, ik lees geen mail. Als het belangrijk is, dan ga ik er vanuit dat het mij mondeling medegedeeld wordt of dat ik een printje van die informatie op mijn bureau krijg. Ik gok dat hij dan de handen op elkaar krijgt van Japke.
En weer een ander deed het als volgt. Mails die hij niet hoefde door te sturen of te bewaren, printte hij uit en gooide ze daarna weg. Zo’n iemand die drie meter boekenkast claimt, omdat hij anders zijn mailmappen (letterlijk!) niet kwijt kan.

Er is maar één remedie voor al dat (blijkbaar?) mailleed. En dat begint en eindigt met jezelf. Zorg dat jezelf je mailbox beheert. Verwijt anderen niet dat ze veel en vaak mailen. Ga diegenen niet heropvoeden of jezelf in onmogelijke bochten wringen. Deal with it. Oftewel geen etherdiscipline, maar maildiscipline.