Oorbel

Blog 135 - 9 augustus 2019

Hoe kom je wel van je mail af? Als je dat wilt tenminste...

Ik kreeg nogal wat instemmende reacties op mijn blog van dinsdag. Over planning, structuur en overzicht. Ik merkte ook dat ik eigenlijk nog wel wat meer te vertellen heb over mijn manier van werken. Daar horen ook mails bij.

De terugkeer op kantoor is niet alleen ingegeven door goede voornemens, het ‘alles gaan we echt anders doen’ principe en mooie toekomstplannen, maar ook door een mailbox die roept om aandacht.
Het eerste wat mij opvalt, is dat veel mensen een aversie hebben tegen een mailbox met mail. Ik heb nog nooit iemand gehoord, die zei van ‘gaaf een volle mailbox!’ Sterker nog, ik hoorde deze week iemand zeggen dat ze na drie weken vakantie, maar negen (!) mailtjes had. Ze vond het zelf ook weinig en klonk zelfs wat teleurgesteld.
Mail hoort er nu eenmaal bij. Waarom willen we toch steeds onnodig nastreven dat we minder moeten gaan mailen? Waarom doen we dat terwijl we weten dat het toch niet lukt? Omdat je afhankelijk bent van het gedrag van een ander. Dat kun je niet veranderen. En denk ook eens over hoeveel tijd dat kost. Willen we terug naar het mailloze tijdperk?

Op een dag mail je niet, maar ga naar je collega toe om iets mondeling mee te delen. Dat had boodschaptechnisch best via de mail gekund, maar vooruit. Je doet het in de eerste week na je vakantie immers allemaal anders en je komt in de benen. Je collega heeft eigenlijk geen tijd, maar hij hoort je aan. Hij begrijpt wel wat je zegt, maar niet waarom je het zegt. ‘Wil je het nog even op de mail zetten. Ik moet weg en ik ben al laat. Doei.’
Dat kost dus dubbel tijd. Waarom toch zo? Houd toch op met je e-mailloze vrijdagen, het verplicht niet mailen na 8 uur ’s avonds en al die andere zogenaamde mailetiquette. Dat werkt niet. Laat ieder zijn eigen gang gaan met mailen. Heb niet de illusie dat je de hele organisatie in het mailkeurslijf kan persen en proppen en kom pas in actie als management (alsof de hoge bazen het goede voorbeeld zouden geven?) als er kwetsende, denigrerende of haatmails de ronde doen.

Dat laatste heb ik overigens weleens meegemaakt toen ik nog bij de politie werkte. Een agent had zijn laatste werkdag en hij wilde er met een knal uit zeg maar. De exacte achtergrond en aanleiding weet ik niet meer precies, maar hij besloot al zijn frustraties digitaal af te reageren. In zijn mail bekritiseerde hij zijn leidinggevenden, hekelde nieuwe ontwikkelingen en wisselde dat af met oud en persoonlijk zeer. De mail ging naar iedereen en dat waren toch zo’n 1200 collega’s. Van hoofdcommissaris tot huismeester, van P en O adviseur, jurist tot aan baliemedewerkster op een buitenkantoor. Het is niet zo goed afgelopen met hem.

Wat ik ook bij de politie deed, was dat ik de dag voor de nieuwe werkweek, naar een politiebureau reed dat 24 uur open was. Dat klinkt allemaal heel erg lang geleden en dat is ook zo. Er was toen nog geen mogelijkheid om thuis je mailbox onder handen te nemen – daar was de politie sowieso heel voorzichtig mee – en tegenwoordig zijn bijna alle politiebureaus meer dicht dan open. Maar goed, in die tijd was dat nog anders.
Ik installeerde mij achter mijn PC en screende mijn mailbox. De fout die vaak wordt gemaakt is dat de onderste mail wordt geopend en dat erop gereageerd wordt, om er vervolgens een mailtje of dertig later achter te komen dat je antwoord niet meer nodig was.

Mijn eerste advies: lees eerst de onderwerpregel. Wis dan alle mails over ramen van auto’s op de parkeerplaats met open ramen, ‘wie heeft mijn oorbel gevonden, help ik had hem net nog en nu is die weg en oh wacht de oorbel is inmiddels terecht, ik stuur nog een mail naar iedereen’ en berichten waarvan de deadline allang verstreken is. En weet je dat laatste niet zeker, check dan aan het eind nog even je bak met verwijderde items.
Je inbox is na de eerste schifting wellicht al aardig overzichtelijk geworden. Nu wordt het echt lezen en per mail een beslissing nemen. Wat doe je met de mail. Alsnog weggooien? Beantwoorden? Verplaatsen? Of laten staan?

Sommige mails kun je meteen afhandelen. Bijvoorbeeld als je iets moet goedkeuren of juist niet. Of mails puur ter info. Ik deed dat meteen en sleepte ze naar de betreffende map. Tip tussendoor: maak duidelijk en gedetailleerde mapnamen. Doe dat onderwerpgerelateerd (dus niet afhandelen, lezen of bewaren, maar in mijn politiegeval bijvoorbeeld: pers, Almere-Buiten, korpsleiding of arbeidsmarktcommunicatie) en noem één map diversen. Stop daar alles in, wat je niet meteen linkt aan een andere map. Scheelt veel nadenk-, zoek- en verplaatstijd.

Je mailbox dunt langzaam uit. Je hebt alleen nog mails over waar je nog wat mee moet doen. Alleen, is dat handig om daar op een zondagmiddag zonder directe collega’s op een niet-gangbare werkdag, mee aan de slag te gaan? Nee, dat komt morgen wel. Met een overzichtelijke mailbox, waarvan je weet wat je nog te doen staat, verlaat je het pand. Morgen begin je frisse tegenzin, maar loop je niet meteen achter de mailfeiten aan. (Ik heb lang nagestreefd om maximaal tien mailberichten in mijn inbox te hebben, maar dat is gewoon een tik van mij).

Samenvattend

# Verzet je niet tegen mails. Laat ze maar komen. Je kunt de ander daar toch niet in veranderen. Werkt het voor jou om veel te mailen? Prima.
# Houd regie over je mailbox. Niets is erger dan op je eerste vakantiedag de hele dag of dagen bezig zijn om je mail bij te werken. Dat verschuift alleen maar en komt niet goed. Plan een mailboxorganisatiemoment voordat je naar kantoor gaat.
# Pas slimmigheidjes toe als het gaat om indeling van je mailbox en laat ‘m de hele dag openstaan. Het gegeven dat je maar twee keer per dag mail mag checken, is echt niet rustgevend, efficiënter of beter.

Ik wens je veel werkplezier!