Pijl

Blog 317 – 7 mei 2021

Eigen baas over je agenda. Dat lijkt leeg, maar ik ben er vol van

Arjan Broere is gecertificeerd mastertrainer Getting Things Done en Streamline Certified. Hij schrijft over Getting Things Done (GTD), productiviteit, inbox zero, slimmer werken, lifehacking, stroomlijnen van je communicatie.

Geen idee waar dit overgaat? Ik leg het uit. Broere schreef onlangs een epistel op Frankwatching en het ging over het organiseren van je werk. De titel: ‘Je beste werk leveren: ken je tools & plan je gedrag.’ Het is een beetje een hak-op-de-tak artikel met wat tikfoutjes, maar er zit wel wat in.

Dit sprak mij erg aan: ‘De rode draad in het boek is wat mij betreft: neem de regie. Verwerk inkomende informatiestromen, werk vanuit een dashboard dat overzicht geeft over wat je wil doen, onderga uitstelgedrag niet, maar analyseer het en los het op. Bepaal wat je in een week of dag wil en reserveer tijd om daarover na te denken.’

Eerder al las ik over hetzelfde onderwerp, ook op Frankwatching dit artikel. Dat begon met:
‘Slimmer werken: het lijkt simpel, maar in de praktijk is het toch knap lastig om vol te houden. Hoe bewaar je het overzicht? Hoe voorkom je een overvolle mailbox of agenda? En hoe krijg je grip op die lange lijst van to do’s en prioriteiten? Kortom, hoe zorg je voor een productieve werkdag?’

Op internet tuimelen de experts met hun adviezen over elkaar heen. Een van die experts die ik met verregaande interesse volgde, is Cynthia Schultz. Ja volgde. Ex-miss Lipgloss, tegenwoordig structuurjunkie van beroep. Onder die noemer draagt ze haar boodschap uit. Om eerlijk te zijn, volg ik haar niet meer, want ik vond haar vooral een iets te commerciële informatiejunkie, met al haar reclame voor data-organizers, planboeken en notitiewerkschriften. En dat drie keer per week in ellenlange mails. Dat ging mijn boekje een beetje te buiten.

Toch heb ik wel bewondering voor haar, omdat zij heel veel mensen aanspreekt en ook inspireert. Dat blijkt wel uit de diverse online reacties. Wat mij triggerde was de zinsnede: ‘’Niemand kan zo goed plannen als Cynthia.” Al was het alleen maar omdat ik graag die ‘strijd’ met haar als structuurjunkie aanga. Zelf was ik altijd al van de structuur en planning, maar sinds ik voor mezelf werk, is dat alleen maar toegenomen. Of eigenlijk is het nog meer regie. Ik heb en houd regie. Hoe dan?

Ik leg mij afspraken het liefst zo snel mogelijk vast. Hoe eerder hoe beter. Voor mij geen ‘ik leef bij de dag’. Dat is simpelweg onhaalbaar. Ik moet het zelf doen, eigenhandig opdrachten binnenhalen en kan niet alles op het laatst aan laten aankomen. (Bij een krant schreef iemand over mij: ‘De man van de lijstjes. Wat een overzicht!’)

Eigen baas over je agenda. Dat lijkt leeg, maar ik ben er vol van. Nog steeds. Ik plan zelf. Geen secretaresses die ongevraagd iets inplannen op een tijdstip wanneer je dat niet wilt of gewoon een andere afspraak negeren. Ik stuur bepaalde afspraken ook een kant op die mij het beste uitkomt. Hoe eerder ik dat doe, hoe meer kans van slagen. Natuurlijk, het kan niet altijd, maar hoe later je afspraken maakt hoe groter de kans is dat – en het is echt een verschrikkelijke kantoorterm – de agenda’s vollopen.

Naast op tijd afspraken plannen, helpt het mij ook dat ik niet te veel wil bereiken op een dag. Ik zie die collega’s nog zo zitten met hun langgerekte to do list. Vol geschreven met taken, omgeven door een dikke pijl, tig uitroeptekens en vette onderstrepingen. En dan na een drukke dag erachter komen dat slechts door de helft een dikke streep kan. Morgen weer een dag, met een nog grotere lijst, die bijkans de pagina uitloopt. Dat werkt dus niet.

Wat wel? Voor mij zijn overzicht, haalbaarheid en flexibiliteit belangrijk. Allereerst wil ik in één oogopslag zien wat ik moet doen, daarnaast moeten een taak te realiseren zijn. Neem als voorbeeld een sollicitatiebrief schrijven. Maar niet een rapport lezen, bespreken en samenvatting van acht A4’tjes opleveren. Je weet toch al dat je dat niet haalt. Deel die grote klus dan op in inderdaad lezen, een afspraak maken om één en ander te bespreken en een dag later je in de ochtend aan de ene helft van de samenvatting te zetten en later op die dag (of avond) aan de rest.

Frankwatching schreef ook: Voor je het weet ben je met van alles en nog wat bezig, maar niet met je to-do’s. Teleurstellend als je ziet dat je werkdag er bijna op zit en je met een gevoel naar huis gaat dat je weinig hebt gedaan. Althans, niet de zaken die je wilde doen.

Daarom vijf tips tenslotte. Over structuur, planning en regie. Misschien heb je er wat aan. Het is allesbehalve wetenschap, maar voor mij werkt het.

  1. Begin op tijd. Wat is er mis mee als je ver vooruit werkt? Hoe eerder, hoe beter. Dan kun je altijd nog bijsturen.
  2. Schrijf maximaal vier to do dingen op per dag. Twee voor de middagpauze, twee erna. Dat zijn geen afspraken, vergaderingen of bijeenkomsten die er al zijn, maar klussen die je te klaren hebt.
  3. Denk bij het opschrijven na over de haalbaarheid, afhankelijkheid en urgentie. Plan geen vier bloed-spoed werkzaamheden op één dag, maar verdeel het. Kijk ook naar de omvang en of jij het wel kunt realiseren op een dag. En als je nog steeds zit te wachten op die ene mail, belletje of bezoek van je collega, vraag je dan af wat je daaraan gaat doen. Stuur een bericht dat je niet verder kunt en dat je actie verwacht, maar wel wanneer jou het uitkomt (regie!)
  4. Kijk halverwege de dag even hoe het ervoor staat. Misschien moet je schuiven, komt er een nieuwe taak bij, maar…één to do ding erbij, is ook één to do ding eraf. Doe dat ook per week. Waar zit de ruimte, de tijd en de mogelijkheid om dat wat je al lang moet doen, ook echt te doen? Zelf kijk ik elke avond voor slapen gaan nog even scherp naar mijn agenda en to do list.
  5. Heb je een goede dag, ben je in de juiste mood en loop je over van energie? Gun jezelf een beloning. Door even niet te werken, te gaan wandelen of online te shoppen. Breid je lijst niet oneindig uit.
     

Wat werkt voor jou? Ik geef je graag advies over het organiseren van mijn werk. Neem gerust contact op om met mij daarover door te praten. How can I help?

 

 


Laat een bericht achter - aantal berichten: 0

Bent u de eerste die reageert?



Laat een bericht achter

naam
e-mail
website
bericht
Schrijf vijftien in cijfers: