Schaats

Blog 162 - 8 november 2019

Vijf tips om goed te timen met je communicatieboodschap

Bij communicatie draait het om wie communiceert wat, wanneer en op welke manier. Dat geldt zowel voor interne als externe communicatie. Ga maar na. Als er bepaalde ontwikkelingen zijn binnen je bedrijf, dan wil je graag tijdig geïnformeerd worden. Zeker voordat het nieuws op straat ligt of in de krant staat, om er maar eens twee clichés tegen aan te gooien. Hoe herkenbaar is dit?

Alleen, er is ook een haalplicht voor jou als werknemer. Informeer je zelf weleens bij je baas, lees je die memo nu wel en laat je die informatiebijeenkomst wel of niet aan je voorbijgaan? Mijn stelregel was en is heel simpel: wat heb je er zelf aangedaan als het gaat om het vergaren van informatie? En om er maar meteen nog een klassieke interne communicatieregel tegenaan te gooien: Binnen beginnen is buiten winnen.

Wat die communicatie naar buiten betreft. In tijden van crisis, is het van groot belang dat tijdig de juiste informatie extern gaat. Het liefst ook nog door een autoriteit, dus iemand met aanzien en verstand van zaken. Doe het goed en snel. Niet of goed of snel. Om dit met een voorbeeld te illustreren, ging ik even googelen. Ik stuitte stomtoevallig op een passage van de KNSB: de koninklijk schaatsbond. En ik citeer hun website:

Communiceren over positief nieuws of over goede ontwikkelingen binnen de vereniging is vanzelfsprekend. Maar communiceren over negatieve ontwikkelingen is wat verenigingen minder makkelijk doen. Hoe ga je als vereniging om met communicatie bij een crisis? Hieronder diverse tips die de vereniging kan helpen om goed voorbereidt te zijn op een crisissituatie, maar ook wat te doen tijdens een crisis.

Inhoudelijk klopt het wel, maar wat een spelfout… Een scheve schaats zullen we maar zeggen.  

Timing is ook iets dat je zelf bepaalt. Wanneer communiceer je zelf? Bijvoorbeeld als het gaat om het beheer van je social mediakanalen en het posten van je berichten. Ik las onlangs een interessant artikel van Jacqueline van Zetten. Ze geeft regelmatig Linkedin trainingen en kreeg die vraag ook. Haar antwoord:  

Coosto onderzocht in 2018 meer dan 10 miljoen openbare social-mediaberichten en reacties. Zij onderzocht op welke tijdstippen je de meeste interactie mag verwachten. LinkedIn blijkt allesbehalve alleen tijdens kantoortijden gebruikt te worden. Berichten worden vooral tussen 9 en 17 uur geplaatst, maar de interactie vindt vooral in de avonduren plaatsvindt. Met een piek in de ochtend rond 10 uur, en een nog grotere piek om 19 en 20 uur.

De dag met de meeste interactie op LinkedIn is de woensdag, gevolgd door de donderdag en vrijdag. De maandag, zaterdag en zondag zijn het minst geschikt om iets te posten.

Dat is natuurlijk erg interessant (de dinsdag dan?), al zijn ander social mediakanalen niet door haar onderzocht. Wat wel steeds geldt: je wilt bereik, dat je boodschap overkomt en dus dat er interactie plaatsvindt.

Het juiste moment van publiceren kun je breder trekken. Is het handig om meteen om 8.15 uur een belangrijke mail uit te sturen? Ja zul je zeggen want iedereen die dan op het werk komt, kan het meteen lezen. Maar gebeurt dat ook? Zijn er niet zoveel mailtjes, de een nog belangrijker dan de andere, die ook aandacht vergen? Sneeuwt jouw belangrijke mail niet onder?

Is het niet beter om te wachten tot pak ‘m beet half tien? Iedereen is dan al even op zijn werk, is opgestart, bijgepraat en functioneert in de werkmodus. De eerste mails zijn weggewerkt en met een beetje mazzel is je eerste bijeenkomst of vergadering nog niet begonnen. Heb je mooi even tijd om de mail goed tot je te nemen.

Ook de dagen van de week zijn relevant. Zelf hanteerde ik de stelregel niet op maandag, woensdag en vrijdag. Maandag – en dat was vooral bij GGD GHOR Nederland zo – was een ware vergaderdag. Dinsdag en donderdag waren de dagen dat de meeste collega’s intern en dus bereikbaar waren. Woensdag was veelal een vrije dag of zo’n eentje waarop je het liefste thuis aan de slag ging en de vrijdag? Zoals je vaker ziet in semi-overheidsland collega’s die… Nou die zie je op vrijdag dus niet. Vrij, thuiswerkdag of compensatie.

Maar het gaat verder. Stel je hebt een megalijst met to do things before a welldeserved holiday weg te werken voordat je vertrekt. Daarna klap je je laptop dicht om ‘m na drie weken weer open te doen en op te starten. Hoeveel mails heb je? Veel. Degene die jij vlak voor jouw vertrek die ontzettende belangrijke mail stuurde, waarschijnlijk ook. Valt je boodschap dan op?

Zelf hield ik daar heel veel rekening mee met het sturen van mails naar schooldirecteuren. Zij hebben het al zo druk, hebben weinig tijd en veel vakantie. Een mail stuurde ik pas maandag na de vakantie in de loop van de dag of een dag later.

Daarnaast gaat het ook om wat wordt er gedaan met je verhaal. Of wat wil je dat er gebeurt? Als je een belangrijk bericht de digitale wereld inslingert aan het eind van de dag, mag je weinig verwachten. Het kan overigens een beproefd middel zijn. Een woordvoerder die ik van naam ken, had er een handje van. Een persbericht de deur uit en de telefoon op slot. Morgen weer een dag.

Vijf aandachtspunten als het gaat om timing:

1. Denk goed na voordat je iets publiceert of post. Het moet vaak goed en snel, maar ook op het meest geschikte tijdstip.
2. Wanneer heb jij zelf tijd om iets grondig te lezen? Projecteer dat ook op de andere. Hoe zou jij het vinden als je zo’n bericht op een bepaald moment onder ogen krijgt?
3. Ga altijd na wat de impact is van een bepaald bericht. Zijn er veel vragen over te stellen, zorg dan dat je ook een antwoorder beschikbaar hebt. Dat kan de directeur of leidinggevende zijn. De woordvoerder of iemand die alles van de inhoud weet.
4. Timing heeft ook alles met routine te maken. Steeds op hetzelfde moment een bericht, dat geeft vertrouwen en herkenning. Wijk daar niet zomaar af, alleen omdat jou dat beter uitkomt.
5. Maak foutloze berichten.

Meer weten over het goede doen op de goede manier en moment? Mail mij dan gerust (maakt echt niet uit wanneer): www.mediabureaumeer.nl/contact