Zuiderzon

Blog 115 - 31 mei 2019

De 3 meest voorkomende fouten met afwezigheidsmeldingen

Deze dagen hebben heel veel mensen een aantal dagen vrij. Het gros, de donderdag tot en met de zondag. Mijn jongens hebben het nog beter voor elkaar. Omdat de schoolleiding aan de slag moest met onder meer het formatieplan, hadden ze woensdag ook vrij. Een mini-vakantie dus. School stuurde er nog een mail over en één van de leerkrachten schreef:

“Tijdens de overlegmomenten die we met het team hebben gehad, zijn er al behoorlijk wat onderwerpen aangeraakt, opgepakt en geagendeerd. Tegelijk is ook de conclusie dat er eigenlijk te weinig ruimte in de tijd is, om teamoverleg een plek te kunnen geven en daarom is iedereen woensdag 29 mei vrij.”

Hoewel ik mij blijf verbazen over de gang van zaken op een school – je zou toch ook een dag van de vakantie kunnen pakken voor verdieping, teambuilding en overleg – gaat mijn blog daar niet over. Wat moet je toch vooral niet vergeten als je een paar dagen niet op kantoor bent? Een opgeruimd bureau, je laptop mee naar huis of veilig opbergen en je to do lijstje afwerken. Dat kan, maar waar je echt aan moet denken is je afwezigheidsmelding alias afwezigheidsassistent of zoals Outlook het blijkbaar tegenwoordig noemt: automatische antwoorden.

Bij de politie en GGD behoorde dat tot één van mijn taken. Nou, beter gezegd een taak van de afdeling communicatie in het kader van ongevraagd advies geven en interne en externe communicatie. Het was eigenlijk een klassiek gevalletje van waar het in het communicatievak allemaal omdraait: kennis, houding en gedrag.

Laat ik beginnen met kennis. Hoe werkt een afwezigheidsmelding? Dat was niet voor iedereen duidelijk. Ik ken collega’s die tot op de dag van vandaag, niet weten hoe het in elkaar steekt. Ook niet hoe en wanneer je een interne en externe melding gebruikt. (‘Kan dat dan?’)

Houding. Je moet er positief tegenover staan (‘Hoezo? Ik moet niks’) door het nut ervan in te zien. Je mailbox stroomt als het goed is niet vol, want je collega’s of de afdeling krijgen alle mails en omdat je afwezigheid zichtbaar is, word je ook niet gebeld. Je collega’s weten dat je er niet bent, de telefoniste ook en externe partijen krijgen een keurige melding met tot wanneer je er niet bent, wie je mogelijk vervangt en vooral aan wie ze wel die prangende mail kunnen sturen.

Gedrag. Je hebt kennis van hoe het werkt, je heb de juiste attitude en niets staat meer in de weg om de afwezigheidsmelding tijdig en op de juiste manier te activeren en heel belangrijk, ook te de-activeren.

De praktijk.

Bijna niemand voelt enige verantwoordelijkheid om de afwezigheidsmelding op de juiste wijze te gebruiken. Een paar brave jongetjes en meisjes van de klas, daargelaten. ‘Heeft de afdeling communicatie nu een tekst geschreven voor mijn afwezigheidsmelding? Serieus? Alsof ik dat niet zelf kan zeg. Ik begin met dat ik geniet van een welverdiende vakantie. Want dat is gewoon zo. En ik heb geen zin als ik weer moet beginnen dat ik de halve dag met mijn mailbox bezig ben. Dus ik zet er gewoon in dat mijn mail niet gelezen wordt. Dan mailen ze nog maar een keer.'

'Doorsturen? Doorverwijzen naar een collega? Wie dan? Of die erop zit te wachten zeg? Bovendien het zijn mails voor mij. Wat heeft een ander daar mee te maken? Moet ik ook een interne melding maken? Eentje is meer dan genoeg. Ik doe het quasi lollig, dat kan best. Wie er ook mailt. Wees blij dat ik het nog gedaan heb. Dat ik er überhaupt aan gedacht heb, vind ik al heel wat.’

De meest voorkomende fouten met afwezigheidsmeldingen:

1. Wat heeft een externe partij te maken met of je geniet van een welverdiende vakantie? Met jouw zogenaamde humor (niet met maar naar de Zuiderzon vertrokken…)? Of iets intern bijvoorbeeld dat die mail naar die collega moet en dat mailtje juist naar die en als je het niet weet je die ene collega kunt mailen? Dat kan, maar houd het overzichtelijk.
    
2. Spelfouten (‘Ik wordt vervangen door…), verkeerde data (afwezig van 30 mei 2020 tot dinsdag 3 juni 2019) of fouten in de eigen naam. Dat kan dus echt niet, maar het gebeurt.
    
3. Denk tot slot even na over je zorgvuldig gefabriceerde melding. Als jij ‘m zou krijgen, hoe komt die dan over? Hoe lees jij de melding? Het gaat dan met name over de toon. ‘Je mail wordt NIET doorgestuurd!!!! Of nog erger (waar gebeurd) ‘uw mail wordt verwijderd’. Dat kan echt niet. En wat eigenlijk ook niet kan, is geen afwezigheidsmelding.
    

Weten hoe het wel moet? Dit lijstje is prima. Mocht je kant en klare teksten willen voor zowel je interne als externe afwezigheidsmelding, mail mij dan. Dan krijg je gewoon antwoord, geen afwezigheidsmelding…